Der Kanzlei-Digitalisierungs-Workshop

Der Kanzlei-Digitalisierungs-Workshop von Bluebatch ist eine strukturierte Ist-Aufnahme für Steuerkanzleien: Wir erfassen Ihre Prozesse, entwickeln ein Rollen-Modell für FiBu, Lohn, Jahresabschluss und Backoffice, priorisieren Automatisierungs-Kandidaten anhand von 50 erprobten Kanzlei-Use-Cases und erstellen einen konkreten Fahrplan. Das Ergebnis: eine dokumentierte Grundlage für planbare Digitalisierung.

Bevor Sie automatisieren: erst verstehen, was da ist

Die meisten Digitalisierungs-Projekte in Kanzleien scheitern nicht an der Technik, sondern daran, dass niemand vorher aufgeschrieben hat, wie die Kanzlei eigentlich arbeitet. Ein Tool nach dem anderen wird eingeführt, aber die Abläufe dahinter bleiben Kopfwissen.

Der Workshop dreht die Reihenfolge um: erst die Ist-Aufnahme, dann die Rollen, dann die Priorisierung. Er ist der Einstieg in die Kanzlei-Organisation, auf der jede spätere Automatisierung aufbaut.

Workshop-Situation: Prozesse einer Kanzlei an der Wand

Vier Ergebnisse

Was Sie aus dem Workshop mitnehmen

Der Workshop produziert keine Folien fürs Regal, sondern vier konkrete Arbeitsergebnisse, mit denen Ihre Kanzlei direkt weiterarbeiten kann.

Ist-Aufnahme der Prozesse

Wir gehen die wiederkehrenden Abläufe Ihrer Kanzlei durch: Posteingang, Belegwege, FiBu, Lohn, Jahresabschluss, Fristen. Für jeden Prozess halten wir fest, wer ihn macht, welche Tools beteiligt sind und wo Zeit oder Qualität verloren geht.

Rollen-Modell

Aus der Ist-Aufnahme entsteht ein Rollen-Modell für FiBu, Lohn, Jahresabschluss und Backoffice: klare Zuständigkeiten statt "jeder macht alles". Das ist die organisatorische Voraussetzung, damit Automatisierung später greifen kann.

Priorisierte Automatisierungs-Kandidaten

Wir bewerten die aufgenommenen Prozesse nach Aufwand und Wirkung und gleichen sie mit 50 erprobten Kanzlei-Use-Cases ab. So entsteht eine ehrliche Shortlist: Was lohnt sich zuerst, was später, was gar nicht.

Fahrplan

Das Ergebnis ist ein dokumentierter Fahrplan mit konkreten nächsten Schritten: welche Organisations-Bausteine zuerst kommen, welcher Prozess als Pilot automatisiert wird und woran Sie den Erfolg messen.

Der Ablauf

So läuft der Workshop ab

Vom Vorgespräch bis zum Fahrplan: fünf Schritte, klar getaktet, mit Ihrem Team statt über Ihr Team.

1

Vorgespräch und Vorbereitung

Kurzes Gespräch vorab: Kanzleigröße, Team, Software-Landschaft, die drängendsten Baustellen. Sie bekommen eine kleine Vorbereitungs-Checkliste, mehr Vorarbeit braucht es nicht.

2

Ist-Aufnahme der Prozesse

Gemeinsam mit Ihren Schlüsselpersonen nehmen wir die Kernprozesse auf: vom Posteingang über den Belegweg bis zum Jahresabschluss. Ehrlich, ohne Schuldzuweisungen, mit Blick auf Zeitfresser und Fehlerquellen.

3

Rollen-Modell entwickeln

Wir ordnen die Aufgaben den Rollen FiBu, Lohn, Jahresabschluss und Backoffice zu und markieren, wo heute Zuständigkeiten verschwimmen. Das Modell wird so konkret, dass es ab dem nächsten Montag gelten könnte.

4

Automatisierungs-Kandidaten priorisieren

Jeder aufgenommene Prozess wird nach Wirkung und Aufwand bewertet und mit erprobten Kanzlei-Use-Cases abgeglichen. Was oben auf der Liste landet, muss sich rechnen, nicht nur gut anhören.

5

Fahrplan und Übergabe

Sie erhalten die dokumentierte Ist-Aufnahme, das Rollen-Modell und den priorisierten Fahrplan als Dokument. Damit können Sie intern weiterarbeiten oder einzelne Schritte mit uns umsetzen.

Für wen

Für welche Kanzleien sich der Workshop lohnt

Gut geeignet

  • +Kanzleien, die digitalisieren wollen, aber nicht wissen, womit sie anfangen sollen
  • +Kanzleien, in denen Wissen an einzelnen Personen hängt und Prozesse nirgendwo dokumentiert sind
  • +Kanzleien, die vor einer KI- oder Automatisierungs-Entscheidung erst Klarheit über ihre Abläufe wollen
  • +Kanzleiinhaber, die wachsen wollen, ohne dass die interne Reibung mitwächst

Eher nicht der richtige Rahmen

  • -Kanzleien, die nur ein einzelnes Tool eingeführt haben wollen, ohne die Prozesse anzuschauen
  • -Kanzleien, die eine fertige Automatisierung ohne Beteiligung des Teams erwarten

Unsicher, ob der Workshop passt? Schreiben Sie uns zwei Sätze zu Ihrer Situation, wir sagen ehrlich, ob er sich für Sie lohnt.

Häufig gestellte Fragen

Hier finden Sie die Antworten auf häufig gestellte Fragen.

Wie lange dauert der Kanzlei-Digitalisierungs-Workshop?

Der Kern ist ein kompakter Workshop-Tag mit Inhaber und Schlüsselpersonen, vor Ort in Ihrer Kanzlei oder remote. Dazu kommen ein kurzes Vorgespräch zur Vorbereitung und die dokumentierte Auswertung mit dem Fahrplan im Nachgang.

Was kostet der Workshop?

Der Workshop ist ein Festpreis-Format, abhängig von Kanzleigröße und davon, ob wir vor Ort oder remote arbeiten. Er ist bewusst als überschaubarer Einstieg kalkuliert: Sie bekommen erst Klarheit und einen Fahrplan, bevor Sie in Umsetzung investieren. Die konkrete Zahl nennen wir Ihnen im Erstgespräch.

Wer sollte aus der Kanzlei teilnehmen?

Mindestens der Inhaber oder die Kanzleileitung plus die Personen, die die Kernprozesse täglich machen, typischerweise je eine Stimme aus FiBu, Lohn und Jahresabschluss. Die besten Ist-Aufnahmen entstehen, wenn die Praxis mit am Tisch sitzt, nicht nur die Führung.

Was passiert nach dem Workshop?

Sie erhalten den Fahrplan als Dokument und entscheiden selbst, was Sie damit machen: intern umsetzen, einzelne Bausteine wie Kanzleihandbuch oder Prozessdokumentation mit uns angehen oder einen priorisierten Prozess als Automatisierungs-Pilot starten. Der Workshop verpflichtet zu nichts Weiterem.

Muss die Kanzlei schon digital arbeiten?

Nein. Der Workshop holt die Kanzlei dort ab, wo sie steht. Gerade wenn heute noch viel über Papier, Zuruf und ein Sammelpostfach läuft, ist die Ist-Aufnahme am wertvollsten, weil die größten Hebel dann offen zutage liegen.

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