Beratungsanlässe-Agent: aus Mandantendaten wird proaktive Beratung

Der Agent arbeitet mit Daten, die die Kanzlei ohnehin hat: Buchhaltungswerte, Stammdaten, Bescheide und Fristen, in der Regel aus DATEV. Die Verarbeitung läuft in einer Umgebung, die für Berufsgeheimnisträger geeignet ist, wahlweise in der Kanzlei-Infrastruktur oder gehostet in Deutschland. Es entsteht kein paralleler Datenbestand außerhalb der Kanzlei-Kontrolle.

Jedes Quartal vergleicht der Agent die festgesetzten Vorauszahlungen jedes Mandanten mit dem hochgerechneten laufenden Ergebnis. Liegt die Abweichung über einer mit der Kanzlei definierten Schwelle, entsteht ein Hinweis mit Anpassungs-Vorschlag: Herabsetzung beantragen, wenn das Ergebnis einbricht, rechtzeitig erhöhen und Rücklagen ansprechen, wenn es deutlich besser läuft. Der Berater prüft den Vorschlag und entscheidet, ob und wie der Mandant angesprochen wird.

Das Gegenteil ist der Regelfall: Mandanten wechseln selten wegen Fehlern in der Deklaration, aber oft mit der Begründung, der Steuerberater melde sich nie von sich aus. Der Agent erzeugt zudem keine Massen-Mails, sondern eine priorisierte Liste für den Berater, der pro Mandant entscheidet, was relevant ist. Angesprochen wird nur, was ein Mensch für substanziell hält.

Die beiden Agenten ergänzen sich. Die BWA-Analyse schaut monatlich auf die Zahlen eines Mandanten und kommentiert sie. Der Beratungsanlässe-Agent schaut quer über den gesamten Mandantenbestand und sucht nach Anlässen, die über die Monats-Zahlen hinausgehen: Übergaben, Fristen, Belastungsvergleiche, Vorauszahlungen. Viele Kanzleien starten mit einem der beiden und ergänzen den anderen später.