Die KI-Bewirtungsbeleg-Erfassung von Bluebatch ist ein n8n-Workflow für Steuerkanzleien, der Bewirtungsbelege per KI-OCR ausliest, auch handschriftlich ergänzte Angaben zu Anlass und Teilnehmern. Der Workflow prüft die Pflichtangaben nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG, trennt die 70/30-Aufteilung automatisch und übergibt den fertigen Buchungsvorschlag an DATEV.
Kein anderer Belegtyp kombiniert so viele Fehlerquellen: Kassenbon plus handschriftliche Angaben plus Sonderregeln beim Betriebsausgabenabzug.
Anlass der Bewirtung, Namen der Teilnehmer und Unterschrift stehen handschriftlich auf der Rückseite oder auf dem Bewirtungsvordruck. Klassische OCR scheitert daran, also tippt ein Sachbearbeiter jeden Beleg von Hand ab und entziffert Kugelschreiber-Notizen vom Geschäftsessen.
§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG verlangt Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Aufwendungen. Bei Gaststättenbewirtung muss die maschinelle Rechnung beiliegen, ab 250 Euro inklusive Name des Bewirtenden. Fehlt eine Angabe, kippt der Betriebsausgabenabzug komplett, nicht nur anteilig.
Nur 70 Prozent der angemessenen Bewirtungskosten sind als Betriebsausgabe abziehbar, 30 Prozent nicht. Die Vorsteuer ist bei ordnungsgemäßem Beleg dagegen voll abziehbar. Diese Aufteilung inklusive Trinkgeld-Behandlung wird manuell oft falsch oder gar nicht gebucht.
Ein n8n-Workflow mit multimodaler KI, die gedruckte und handschriftliche Inhalte in einem Durchgang liest und gegen das Regelwerk für Bewirtungskosten prüft.
Der Mandant fotografiert den Bewirtungsbeleg mit dem Handy oder lädt ihn über den gewohnten Kanal hoch: Mail-Postfach, Mandantenportal oder DATEV Upload. Auch geknickte Bons und Belege mit Rückseiten-Notizen werden akzeptiert, beide Seiten landen im Workflow.
Ein multimodales KI-Modell extrahiert die maschinellen Rechnungsdaten wie Restaurant, Datum, Netto, Umsatzsteuer und Trinkgeld und liest zusätzlich die handschriftlichen Angaben zu Anlass und Teilnehmern. Genau an dieser Handschrift scheitern klassische OCR-Tools, multimodale Modelle lesen sie zuverlässig mit.
Ein Regelwerk prüft die Vollständigkeit nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG: Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass, Höhe, Unterschrift, bei Rechnungen ab 250 Euro auch den Namen des Bewirtenden. Fehlt etwas, fordert der Workflow die Angabe automatisch beim Mandanten nach, bevor der Beleg in die Buchhaltung geht.
Der Workflow erzeugt den Buchungsvorschlag mit korrekter Aufteilung in abziehbare und nicht abziehbare Bewirtungskosten, vollem Vorsteuerabzug und quittiertem Trinkgeld und übergibt ihn an DATEV. Die gleiche Prüf-Logik nutzen wir auch in der KI-Belegprüfung für alle übrigen Belegtypen. Weitere automatisierte Kanzleiprozesse findest du im Workflow-Katalog für Steuerberater.
Hier finden Sie die Antworten auf häufig gestellte Fragen.
Ja. Klassische OCR ist auf gedruckten Text trainiert und scheitert an Kugelschreiber-Notizen. Wir setzen multimodale KI-Modelle ein, die das Belegbild als Ganzes verstehen und Druck und Handschrift gemeinsam auswerten. Unleserliche Passagen werden nicht geraten: Der Beleg wandert dann mit markierter Stelle in die Klärung, ein Mitarbeiter oder der Mandant bestätigt die Angabe.
Die Angaben nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG: Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen, dazu die Unterschrift des Bewirtenden. Bei Gaststättenbewirtung muss die maschinell erstellte Rechnung beiliegen, ab 250 Euro inklusive Name des Bewirtenden. Trinkgelder werden nur berücksichtigt, wenn sie auf dem Beleg quittiert oder glaubhaft nachgewiesen sind.
Der Buchungsvorschlag trennt automatisch: 70 Prozent der angemessenen Aufwendungen auf das Konto für abziehbare Bewirtungskosten, 30 Prozent auf nicht abziehbare. Die Vorsteuer wird bei ordnungsgemäßem Beleg in voller Höhe gezogen. Kontenrahmen (SKR 03 oder SKR 04) und mandantenindividuelle Kontierungsregeln werden beim Setup hinterlegt.
Das digitalisierte Belegbild genügt, wenn die Digitalisierung GoBD-konform erfolgt: vollständige, unveränderbare Ablage mit nachvollziehbarem Verfahren. Der Workflow legt jedes Belegbild inklusive Rückseite revisionssicher ab und dokumentiert jede KI-Extraktion und jede manuelle Korrektur im Audit-Log. Die Details klären wir mit Blick auf eure Verfahrensdokumentation im Setup.
