Compliance im Detail
E-Invoicing-Compliance: was der Workflow automatisch prüft
E-Invoicing ist in Deutschland kein Formatthema, sondern ein Compliance-Thema. Ob der Vorsteuerabzug hält, entscheidet sich an drei Fragen: Entspricht die Rechnung formal der EN 16931, kam sie über einen zulässigen Kanal an, und liegt das strukturierte Original unverändert im Archiv? Genau diese drei Prüfungen laufen bei uns als Automation im n8n-Workflow, statt als Checkliste im Kopf des Sachbearbeiters.
KoSIT-Validierung gegen EN 16931
Der KoSIT-Validator ist die Referenzimplementierung des Bundes und prüft drei Ebenen: die Syntax des XML (CII oder UBL), die Schematron-Regeln der CIUS XRechnung und die Geschäftsregeln der EN 16931, also etwa die Konsistenz von Positionssummen, Steuersätzen und Gesamtbetrag. Fällt eine Rechnung durch, ist sie umsatzsteuerlich keine ordnungsgemäße Rechnung. Der Workflow blockt sie deshalb vor dem Buchungsstapel und schickt den Fehlerbericht zurück an den Lieferanten, statt sie zu buchen und später zu korrigieren.
Peppol-Anforderungen an den Zustellweg
Peppol arbeitet im Vier-Ecken-Modell: Sender und Empfänger sprechen nie direkt miteinander, sondern jeweils über einen zertifizierten Access Point. Empfangsseitig braucht die Kanzlei dafür eine eigene Teilnehmerkennung und ein Profil nach Peppol BIS Billing 3.0, das im Verzeichnis hinterlegt ist. Der Transport quittiert die Zustellung technisch, was den Zugang belegbar macht. Pflicht ist Peppol nicht, für den Empfang genügt auch ein E-Mail-Postfach; mit der gestaffelten Versandpflicht ab 2027 wird es aber der Kanal, den größere Mandanten und deren Kunden voraussetzen.
Aufbewahrungspflichten für das Original
Aufzubewahren ist der strukturierte Teil, also das XML, nicht das PDF-Sichtbild. Die Frist für Rechnungen liegt seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz bei acht statt zehn Jahren (§ 14b Abs. 1 UStG, gilt für alle am 31.12.2024 noch nicht abgelaufenen Fristen) und beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Die GoBD verlangen zusätzlich Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit. Der Workflow legt das Original-XML deshalb mit Hashwert, Zeitstempel und Audit-Eintrag im revisionssicheren Archiv ab.
E-Invoice-Compliance endet nicht bei der strukturierten Rechnung. Dieselbe Prüf- und Archivlogik braucht jede Belegart, die in die Kanzlei läuft, nur ohne den Komfort maschinenlesbarer Felder. Wie das für Papier- und PDF-Belege aussieht, zeigt die automatisierte Belegprüfung in der Kanzlei. Vorgelagert steht die Frage, wie der Beleg überhaupt hereinkommt: per PDF-Upload, aus dem E-Mail-Postfach, aus einem Cloud-Drive oder vom Scanner. Wie diese vier Kanäle in denselben Klassifikator und denselben Audit-Trail laufen, beschreibt die Dokumentenverarbeitung in der Kanzlei. Und wenn Mandantendaten die Kanzlei aus Gründen des § 203 StGB gar nicht verlassen dürfen, läuft derselbe Workflow in der eigenen Umgebung, beschrieben unter Private AI für Steuerkanzleien.
