Der automatisierte Honorarprozess von Bluebatch ist ein Workflow für Steuerkanzleien, der Serienrechnungen erstellt, SEPA-Lastschriften über Stripe oder lexware einzieht und offene Honorare vollautomatisch mahnt. Die Eskalation läuft in definierten Stufen bis zur Mandatskündigung bei Dauerverzug, sodass die Kanzlei keine offenen Posten mehr von Hand nachhalten muss.
Kanzleien organisieren die Liquidität ihrer Mandanten und lassen beim eigenen Honorar Wochen verstreichen. Nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil Mahnen unangenehm ist und manuell Zeit kostet.
Wiederkehrende Leistungen wie Finanzbuchhaltung und Lohn werden monatlich erbracht, aber oft unregelmäßig abgerechnet, weil die Rechnungserstellung Handarbeit ist. Jede verspätete Rechnung verschiebt den Zahlungseingang um denselben Zeitraum nach hinten.
Der Sachbearbeiter, der den Mandanten täglich betreut, soll ihn gleichzeitig ans Zahlen erinnern. Das Ergebnis: Mahnungen werden aufgeschoben, offene Posten wachsen, und beim Jahresgespräch steht ein unangenehmer Betrag im Raum, der längst hätte eskaliert werden müssen.
Einzelne Mandanten zahlen chronisch spät oder gar nicht und binden trotzdem volle Kapazität. Ohne definierten Eskalationsprozess fehlt der Kanzlei der formale Rahmen, solche Mandate konsequent zu beenden, obwohl sie wirtschaftlich längst ein Verlustgeschäft sind.
Vier Stufen, die ineinandergreifen: abrechnen, einziehen, mahnen, eskalieren. Jede Stufe läuft automatisch, jede Eskalation bleibt eine dokumentierte Kanzlei-Entscheidung.
Wiederkehrende Leistungen wie FiBu, Lohn und Jahresabschluss werden als Serienrechnung angelegt und automatisch zum Stichtag erstellt und versendet, aus lexware oder dem vorhandenen Fakturasystem der Kanzlei. Die Rechnung kommt pünktlich jeden Monat, ohne dass jemand daran denken muss.
Mandanten mit SEPA-Mandat werden automatisch per Lastschrift eingezogen, technisch über Stripe oder lexware. Der Workflow versendet die Vorabankündigung, zieht zum Fälligkeitstag ein und gleicht den Zahlungseingang mit den offenen Posten ab. Rücklastschriften werden erkannt und starten direkt den Klärungsprozess.
Für Mandanten ohne Lastschrift überwacht der Workflow die Zahlungsziele und versendet Zahlungserinnerung und Mahnstufen nach dem Kanzlei-Regelwerk: Tonalität, Fristen und Pausen definiert die Kanzlei einmal, der Workflow hält sie zuverlässig ein. Der zuständige Partner sieht jederzeit, welcher Mandant in welcher Stufe steht.
Bei Dauerverzug greift die letzte Stufe: Der Workflow stellt den Vorgang mit kompletter Historie zusammen und legt der Kanzleileitung die Entscheidung über die Mandatskündigung vor, inklusive vorbereitetem Kündigungsschreiben. So wird aus einem unangenehmen Bauchgefühl ein sauberer, dokumentierter Prozess. Damit neue Mandate gar nicht erst ohne SEPA-Mandat starten, gehört das Thema von Anfang an ins Mandanten-Onboarding. Weitere automatisierte Kanzleiprozesse zeigt der Workflow-Katalog für Steuerberater, oder du sprichst direkt mit uns.
Hier finden Sie die Antworten auf häufig gestellte Fragen.
Besser als der manuelle. Automatische Mahnungen sind neutral, pünktlich und für alle Mandanten gleich, das nimmt dem Thema die persönliche Spitze. Der Sachbearbeiter muss nicht mehr selbst ans Geld erinnern und bleibt in der fachlichen Rolle. Tonalität und Fristen bestimmt die Kanzlei, und für definierte Schlüsselmandate lässt sich jede Stufe auf manuelle Freigabe stellen.
Die Kanzlei definiert die Stufen einmal, zum Beispiel Zahlungserinnerung, erste und zweite Mahnung, Ankündigung der Leistungseinstellung, Vorlage zur Mandatskündigung. Der Workflow durchläuft diese Stufen automatisch und dokumentiert jeden Schritt. Die Kündigung selbst löst nie die Maschine aus: Sie wird der Kanzleileitung mit der vollständigen Historie und einem vorbereiteten Schreiben zur Entscheidung vorgelegt.
Beides geht. Stripe bietet SEPA-Lastschrift mit sauberer API, automatischem Mandatsmanagement und Abgleich der Zahlungseingänge, das passt gut zu einem n8n-Workflow. Wer bereits mit lexware fakturiert, kann den Einzug auch dort abwickeln, der Workflow übernimmt dann Überwachung, Abgleich und Mahnlogik. Welche Variante passt, hängt vom vorhandenen Faktura-Setup ab und wird im Setup entschieden.
Reklamiert ein Mandant, wird der offene Posten mit einem Klick auf Klärung gesetzt: Der Mahnlauf pausiert für diese Rechnung, der zuständige Bearbeiter bekommt den Vorgang zugewiesen, und nach der Klärung läuft der Prozess an der richtigen Stelle weiter. So mahnt der Workflow nie in einen offenen Streitfall hinein, ohne dass deshalb der ganze Prozess manuell wird.
