Use Case Steuerberater

Lohnbuchhaltung automatisieren: von der Datenerfassung zur White-Label-Plattform

Die Lohnprozess-Automatisierung von Bluebatch ist ein Workflow für Steuerkanzleien, der Lohndaten strukturiert beim Mandanten erfasst, in die Lohnsoftware übergibt und Auswertungen automatisch verteilt. Auf Wunsch wird daraus eine White-Label-Plattform im Kanzlei-Design, über die Mandanten Stammdaten, Stunden und Bescheinigungen selbst pflegen, statt Zettel und Excel-Listen per Mail zu schicken.

Lohn- und Personaldaten in einem digitalen Prozess

Das Problem

Lohn ist Fristgeschäft, läuft aber wie Zettelwirtschaft

Jeden Monat dieselbe Strecke unter Termindruck: Daten einsammeln, nachfragen, erfassen, abrechnen, verteilen. Der fachliche Teil ist der kleinste, der logistische frisst die Zeit.

Datenzulauf in allen Formaten

Stundenzettel als Handyfoto, Excel-Listen in jeder Variante, Krankmeldungen per Anruf, neue Mitarbeiter als Mail mit fünf Anhängen. Die Lohnsachbearbeiterin übersetzt jeden Monat ein Format-Chaos in saubere Bewegungsdaten, bevor die eigentliche Abrechnung überhaupt beginnt.

Harte Fristen, späte Daten

Lohnsteuer-Anmeldung, Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise haben feste Termine, die Bewegungsdaten der Mandanten kommen trotzdem oft erst kurz vor knapp. Jede Nachfrage kostet einen Tag, und jede Korrektur nach der Abrechnung kostet doppelt.

Verteilen als Handarbeit

Nach der Abrechnung geht es weiter: Abrechnungen an Mitarbeiter, Auswertungen an den Mandanten, Buchungsbeleg in die FiBu, Bescheinigungen auf Zuruf. Wer das per Mail und Papier verteilt, produziert Rückfragen und Datenschutz-Risiken gleich mit.

Automatisierte Prozessstrecke für die Lohnabrechnung

Der Workflow

Die Lohnstrecke in vier Ausbaustufen

Vom strukturierten Datenzulauf bis zur eigenen Plattform unter Kanzlei-Marke. Jede Stufe funktioniert für sich, jede baut auf der vorherigen auf.

1

Strukturierte Datenerfassung beim Mandanten

Statt Zettel und Freitext-Mails erfasst der Mandant Bewegungsdaten über strukturierte Formulare: Stunden, Zuschläge, Ein- und Austritte, Fehlzeiten. Pflichtfelder und Plausibilitäts- Checks fangen Fehler an der Quelle ab, automatische Erinnerungen vor dem Abrechnungsstichtag ersetzen das Hinterhertelefonieren.

2

Übergabe an die Lohnsoftware

Die erfassten Daten werden validiert und strukturiert an die Lohnsoftware der Kanzlei übergeben, etwa als Vorerfassung für DATEV. Die Lohnsachbearbeiterin prüft und rechnet ab, statt abzutippen. Fachliche Entscheidungen bleiben bei ihr, die Datenlogistik übernimmt der Workflow.

3

Automatische Verteilung

Nach dem Abrechnungslauf verteilt der Workflow die Ergebnisse: Abrechnungen ins Mitarbeiter-Postfach oder Portal, Auswertungen und Zahlungsübersichten an den Mandanten, Buchungsdaten in die Finanzbuchhaltung. Standard-Bescheinigungen werden auf Anfrage automatisch aus den vorhandenen Daten erstellt, ohne dass die Lohnabteilung jedes Mal manuell tätig wird.

4

Ausbaustufe White-Label-Plattform

In der letzten Stufe wird aus den Formularen eine Lohn-Plattform unter der Marke der Kanzlei: Mandanten pflegen Stammdaten und Stunden selbst, sehen den Status ihrer Abrechnung und laden Dokumente sicher herunter. Die Kanzlei positioniert den Lohn damit als eigenes digitales Produkt statt als Pflichtleistung. Denselben Selfservice-Ansatz nutzt auch das digitale Mandanten-Onboarding. Welche weiteren Prozesse sich so automatisieren lassen, zeigt der Workflow-Katalog für Steuerberater, oder du fragst uns direkt.

Häufig gestellte Fragen

Hier finden Sie die Antworten auf häufig gestellte Fragen.

Ersetzt der Workflow unsere Lohnsoftware wie DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt?

Nein, bewusst nicht. Die Abrechnung selbst bleibt in der Lohnsoftware der Kanzlei, dort liegen Tarifwissen, Meldeverfahren und Berufsrecht richtig. Der Workflow automatisiert die Strecke davor und danach: strukturierte Datenerfassung beim Mandanten, validierte Übergabe als Vorerfassung und automatische Verteilung der Ergebnisse. Genau diese Strecke verursacht in den meisten Kanzleien den Großteil des Aufwands.

Was bringt eine White-Label-Plattform gegenüber fertigen Mandanten-Apps?

Die Plattform läuft unter der Marke der Kanzlei: eigene Domain, eigenes Logo, eigene Tonalität. Der Mandant erlebt die Kanzlei als digitalen Anbieter, nicht ein fremdes SaaS-Produkt, in dem die Kanzlei nur ein Mandant unter vielen ist. Dazu kommt die Flexibilität: Formulare, Prozesse und Anbindungen werden auf die Kanzlei zugeschnitten, statt dass sich die Kanzlei dem Tool anpasst.

Wie ist der Datenschutz bei Lohndaten abgesichert?

Lohndaten gehören zu den sensibelsten Daten der Kanzlei, entsprechend ist der Workflow aufgebaut: verschlüsselte Übertragung, Hosting in Deutschland oder on-premise auf eigener Infrastruktur, rollenbasierte Zugriffe und Abrechnungen im Portal-Abruf statt als Mail-Anhang. Auftragsverarbeitung wird mit deutschem Vertragspartner geregelt, Mandanten- und Mitarbeiterdaten verlassen die EU nicht.

Lohnt sich die Automatisierung auch bei wenigen Lohnmandaten?

Die Stufen eins bis drei lohnen sich schon bei kleinen Lohnabteilungen, weil sie den monatlichen Einsammel- und Verteilaufwand pro Mandant senken und Fristen automatisch überwachen. Die White-Label-Plattform als Ausbaustufe entfaltet ihren Wert vor allem bei größeren Lohnbeständen oder wenn die Kanzlei Lohn aktiv als Wachstumsfeld positionieren will. Der Einstieg ist deshalb bewusst stufenweise möglich.

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