Der automatisierte Beleg-Upload von Bluebatch ist ein Workflow für Steuerkanzleien, der Belege per E-Mail-Weiterleitung, GetMyInvoices oder InvoiceFetcher direkt vom Mandanten einsammelt. Jeder Mandant bekommt einen digitalen Buchhaltungsprozess passend zu seinem Tool, mit Übergabe an DATEV Unternehmen Online oder lexware per Schnittstelle, statt Pendelordner und Schuhkarton zum Monatsende.
Der Engpass in der Finanzbuchhaltung liegt selten in der Kanzlei. Er liegt beim Mandanten, der Belege sammelt, vergisst und am Monatsende gebündelt abliefert.
Papierbelege im Ordner, PDFs verstreut über drei Mail-Postfächer, Portal-Rechnungen von Amazon, Telekom und Co., die niemand herunterlädt. Die Kanzlei jagt jedem Kanal einzeln hinterher und bucht trotzdem mit Lücken.
Fehlende Belege fallen erst beim Buchen auf. Dann beginnt das Mail-Ping-Pong: anfordern, erinnern, warten. Der Abschluss verschiebt sich, die Umsatzsteuer-Voranmeldung wird zur Zitterpartie, und der Sachbearbeiter arbeitet als Mahnstelle statt als Buchhalter.
Der eine arbeitet mit DATEV Unternehmen Online, der nächste mit lexware, der dritte mailt Fotos. Ein einziger starrer Prozess für alle funktioniert nicht. Was funktioniert: ein definierter digitaler Prozess je Mandant, passend zu seinem Tool.
Vier Schritte, einmal pro Mandant eingerichtet. Danach fließen Belege laufend statt gebündelt zum Monatsende.
Wir erfassen pro Mandant, wo Belege heute entstehen: Eingangsrechnungen per Mail, Portal-Rechnungen bei Lieferanten, Kassenbons, Ausgangsrechnungen aus dem Fakturatool. Daraus entsteht ein Belegkanal-Steckbrief, der festlegt, welcher Kanal wie automatisiert wird und welches Zielsystem der Mandant nutzt.
E-Mail-Rechnungen laufen über eine feste Weiterleitungsadresse automatisch in den Workflow. Portal-Rechnungen holen Tools wie GetMyInvoices oder InvoiceFetcher selbstständig aus über 10.000 Portalen ab, von Amazon Business bis Telekom. Papierbelege fotografiert der Mandant per Scan-App. Kein Kanal erfordert, dass jemand aktiv an Belege denkt.
Je nach Mandanten-Setup landen die Belege per Schnittstelle in DATEV Unternehmen Online oder in lexware, sauber getrennt nach Eingangs- und Ausgangsrechnungen und dem richtigen Mandanten zugeordnet. Eingehende E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format, für deren Empfang seit 2025 ohnehin jede Firma gerüstet sein muss, verarbeitet die E-Rechnung-Verarbeitung direkt strukturiert weiter.
Der Workflow überwacht je Mandant, ob Belege im gewohnten Rhythmus eintreffen, und erinnert automatisch, bevor der Abschluss wartet. In der Kanzlei schließt sich die Kette: Die KI-Dokumentenverarbeitung klassifiziert und extrahiert die eingesammelten Belege. Wie der Prozess bei der Mandatsaufnahme von Anfang an sauber aufgesetzt wird, zeigt das Mandanten-Onboarding, alle weiteren Prozesse stehen im Workflow-Katalog.
Hier finden Sie die Antworten auf häufig gestellte Fragen.
Beide Tools loggen sich automatisch in Lieferanten-Portale ein und laden Rechnungen herunter, etwa von Amazon, Telekom oder Stromanbietern. GetMyInvoices deckt mehr als 10.000 Portale ab und bietet eine breite Schnittstellen-Palette inklusive DATEV. InvoiceFetcher ist die schlankere Alternative mit Fokus auf den deutschen Markt. Welches Tool passt, hängt von den Portalen des Mandanten und dem Zielsystem ab, das prüfen wir in der Kanal-Analyse.
Ja. Der Workflow ist zielsystem-offen: Mandanten mit DATEV Unternehmen Online werden per Belegtransfer angebunden, Mandanten mit lexware über deren Schnittstelle. Die Kanzlei arbeitet weiter in ihrer gewohnten Umgebung, der Workflow sorgt nur dafür, dass Belege vollständig und laufend dort ankommen. Auch gemischte Mandantenstämme sind der Normalfall, nicht die Ausnahme.
So wenig wie möglich, das ist das Designziel. E-Mail-Rechnungen leitet der Mandant einmalig per Regel an seine Belegadresse weiter, Portal-Zugänge hinterlegt er einmal im Abhol-Tool, für Papier gibt es die Scan-App. Danach läuft der Prozess ohne aktives Zutun. Erfahrungsgemäß ist die größte Hürde nicht die Technik, sondern die Gewohnheit, deshalb liefern wir je Mandant eine kurze Einrichtungs-Anleitung mit.
Seit Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen im strukturierten Format empfangen können, die Pflicht zur Ausstellung folgt stufenweise bis 2028. Der Beleg-Upload-Workflow erkennt XRechnung und ZUGFeRD im Eingang automatisch und übergibt sie strukturiert weiter, statt sie wie ein PDF durch die OCR zu schicken. Damit ist der Empfangsweg für E-Rechnungen bei jedem angebundenen Mandanten von Anfang an geregelt.
