Der Posteingangs-Agent liest in der Anwaltskanzlei beA-Nachrichten, E-Mails und eingescannte Papierpost, erkennt das Thema, schlägt die passende Akte vor und benennt den nächsten Schritt. Bestätigt wird von Hand. Angebunden an actaport über die REST-API und an RA-MICRO über Ablage und Export.
In den meisten Kanzleien geht die Zeit nicht im Schriftsatz verloren, sondern davor: Post sichten, zuordnen, verteilen, und das über drei getrennte Kanäle. Der Vorgang ist gleichförmig genug für Software und gleichzeitig zu uneindeutig für feste Regeln. Genau in diese Lücke gehört ein Agent.
beA-Nachrichten, E-Mails an die Kanzleiadresse und eingescannte Papierpost laufen in einem Eingang zusammen. Heute prüft das Sekretariat drei Orte, oft mehrfach am Tag.
Der Agent liest das Schreiben samt Anhängen und erkennt, worum es geht: Gerichtspost, Gegenanwalt, Mandantenrückfrage, Rechnung, Werbung. Das ist die Einschätzung, die kein festes Regelwerk leistet.
Aus Aktenzeichen, Beteiligten und Betreff schlägt der Agent die passende Akte vor. Bei mehreren Kandidaten legt er sie mit Begründung vor, statt zu raten.
Fristbezug prüfen, Wiedervorlage anlegen, Weiterleitung an den zuständigen Berufsträger oder Rückfrage. Der Vorschlag steht am Dokument, die Entscheidung trifft ein Mensch.
Neue beA-Nachricht, Mail oder Scan wird erkannt, Anhänge werden entpackt und lesbar gemacht, auch bei gescannten PDF.
Der Agent bestimmt Art des Schreibens, Beteiligte, Aktenbezug und ob ein Fristbezug im Raum steht.
Akte, Zuständigkeit und nächster Schritt stehen am Dokument, inklusive Begründung und Sicherheit der Einschätzung.
Ein Klick bestätigt, dann übernimmt der Workflow die Ablage in der Kanzleisoftware und legt Wiedervorlagen an.
Erkennt der Agent ein fristauslösendes Schreiben, übernimmt der Fristen-Agent die Berechnung. Die Ablage danach erledigen die Workflows für beA-Nachrichten.
Was Kanzleien uns zum Posteingangs-Agenten am häufigsten fragen.
Erst nach Bestätigung. Der Agent bereitet die Zuordnung vor und legt sie vor, ein Mensch bestätigt oder korrigiert mit einem Klick. Nach einigen Wochen ist die Trefferquote so hoch, dass das Bestätigen Sekunden dauert, aber der Schritt bleibt. Eine falsch abgelegte Gerichtspost ist teurer als jede eingesparte Minute.
Der Agent sagt, dass er unsicher ist, statt sich für eine Variante zu entscheiden. Unklare Vorgänge landen in einer eigenen Liste mit den Kandidaten, die er in Betracht gezogen hat. Das ist die wichtigste Eigenschaft eines Agenten im Kanzleibetrieb: zu wissen, wann er nicht weiterweiß.
Ja, auf dem Weg, den RA-MICRO hergibt. Da für Drittsysteme keine offene REST-API dokumentiert ist, läuft die Anbindung über die Dokumentenablage, über Exporte und über das beA-Postfach. Bei actaport geht es direkter über die REST-API. Welcher Weg für Ihre Installation gilt, klären wir in der Bestandsaufnahme.
Nach der Bestandsaufnahme rechnen wir mit drei bis vier Wochen bis zum produktiven Betrieb für einen Eingangskanal. Die ersten zwei Wochen läuft der Agent üblicherweise mit, ohne dass jemand seinen Vorschlägen folgen muss, damit die Trefferquote an echter Post sichtbar wird.
