Ein beA-Workflow übernimmt in der Anwaltskanzlei den Eingang: Nachrichten entpacken, Anhänge durchsuchbar machen, Zustellzeitpunkt und Absender aus den Metadaten sichern, das Schreiben klassifizieren und der Akte zuordnen. Der Versand an Gerichte bleibt eine Handlung des Berufsträgers.
Eine beA-Nachricht bringt strukturierte Metadaten mit, die im Kanzleialltag oft von Hand abgelesen und weiterverarbeitet werden. Gerade beim Zustellzeitpunkt ist das riskant, weil daran Fristen hängen und weil der Tag, an dem jemand die Nachricht öffnet, nicht der maßgebliche ist. Ein Workflow überträgt diese Angabe fehlerfrei, und das ist der eigentliche Gewinn.
beA-Nachrichten kommen mit strukturierten Metadaten und Anhängen. Der Workflow trennt beides sauber und macht auch gescannte PDF durchsuchbar, bevor irgendetwas ausgewertet wird.
Absender, Aktenzeichen des Gerichts und vor allem der Zustellzeitpunkt werden aus der Nachricht übernommen und nicht aus dem Dokumententext geraten. Für alles Fristrelevante ist das der entscheidende Punkt.
Art des Schreibens erkennen und die passende Akte vorschlagen. Bei mehreren Kandidaten wird vorgelegt statt entschieden.
Nach Bestätigung wandert die Nachricht samt Anhängen in die Akte, die Zuständigkeit wird gesetzt und Wiedervorlagen werden angelegt.
Wie kommt beA heute in Ihre Kanzlei, wer sichtet, wer ordnet zu, wo entstehen die Übertragungen von Hand. Daraus ergibt sich der Anbindungsweg, nicht umgekehrt.
Der Workflow verarbeitet zwei Wochen parallel zum gewohnten Ablauf, ohne dass jemand ihm folgen muss. Danach ist die Trefferquote an echter Post bekannt.
Der geprüfte Ablauf wird zum Standardweg, der manuelle bleibt als Rückfallebene bestehen und wird nicht abgeschaltet.
Die inhaltliche Einschätzung übernimmt der Posteingangs-Agent, die Fristberechnung der Fristen-Agent. Wie die Anbindung an Ihre Kanzleisoftware aussieht, hängt am Produkt: für RA-MICRO beschreibt es die Seite zur RA-MICRO-Anbindung.
Was Kanzleien uns zur beA-Automatisierung am häufigsten fragen.
Nein. Wir automatisieren den Eingang und die Vorbereitung, nicht den Versand. Ein Schriftsatz, der an ein Gericht geht, ist eine anwaltliche Handlung mit qualifizierter elektronischer Signatur oder aus dem eigenen Postfach des Berufsträgers. Entwürfe werden vorbereitet und abgelegt, abgeschickt wird von Hand.
Über den Weg, den Ihre Kanzlei ohnehin nutzt. Bei actaport sind beA-Nachrichten nativ integriert und über die REST-API erreichbar. Bei RA-MICRO läuft beA über ein eigenes Modul im Programm, dort setzen wir an der Ablage der eingegangenen Nachrichten an. In beiden Fällen greifen wir nicht am Postfach vorbei.
Den größten Effekt sehen Kanzleien beim Zustelldatum und bei der Zuordnung. Beides wird heute von Hand aus der Nachricht abgelesen und übertragen, mehrfach am Tag, und genau dort passieren Übertragungsfehler. Der zweite Effekt ist, dass Anhänge sofort durchsuchbar sind statt erst nach dem Öffnen.
Der Workflow meldet sich, statt still auszufallen. Nicht verarbeitete Nachrichten bleiben sichtbar in einer Liste und der Eingang im Postfach bleibt unangetastet, sodass der übliche manuelle Weg jederzeit funktioniert. Ein Automatisierungsschritt darf nie der einzige Weg zu einer fristrelevanten Nachricht sein.
