Umsetzung

KI-Chatbot erstellen, der eure ERP-Daten kennt

Einen KI-Chatbot erstellen heißt im Großhandel nicht, ein Tool zu konfigurieren, sondern eure Datenquellen anzubinden: ERP, Dateiablage, Preislisten, samt Berechtigungen. Bluebatch baut den Piloten in fünf Arbeitstagen auf eurer eigenen Infrastruktur, mit fertigen Connectoren zu e.bootis, Microsoft Navision und SharePoint, für 1.000 € Setup und 50 € Betrieb pro Monat.

Jede Anleitung im Netz endet bei „Baukasten öffnen, Fragen hinterlegen, Widget einbinden“. Das funktioniert für einen Bot, der eure Öffnungszeiten kennt. Diese Seite beschreibt den anderen Fall: einen Chatbot, der auf die Frage „Sind die 200 Stück lieferbar und was kosten sie für diesen Kunden?“ eine Zahl nennt, die stimmt.

Die kurze Antwort

Es gibt drei Wege, und sie unterscheiden sich nur in einem Punkt

Nämlich darin, woher der Chatbot seine Antwort nimmt. Alles andere, Oberfläche, Sprachmodell, Design, ist inzwischen austauschbar.

WegWoher die Antwort kommtTrägt, wennScheitert an
Baukasten-ToolHinterlegte Frage-Antwort-Paare und eure Website-TexteDie Fragen sich wiederholen und die Antwort sich selten ändert: Öffnungszeiten, Versandbedingungen, AnsprechpartnerJeder Frage nach einer Zahl, die im ERP steht
Sprachmodell mit hochgeladenen DateienEin Dokumentenstapel, den jemand manuell hochlädtEs um einen abgeschlossenen Text geht, etwa ein Handbuch oder eine NormAktualität und Berechtigungen: die Preisliste von gestern und jeder sieht alles
Chatbot auf euren SystemenLive-Abfrage in ERP, Dateiablage und Shop, gefiltert nach BenutzerrechtenDie Antwort tagesaktuell und kundenabhängig sein muss: Lagerbestand, Konditionen, AuftragsstatusEinem ERP ohne Schnittstelle, sonst an nichts
Drei gleichrangige Karten nebeneinander: Baukasten, Dateien und eigene Systeme als die drei Quellen, aus denen ein Chatbot seine Antwort nimmt

Die 18 Ergebnisse, die Google zu „KI-Chatbot erstellen“ ausspielt, beschreiben durchgehend die ersten beiden Wege. Für einen Händler mit gepflegtem Artikelstamm und kundenindividuellen Preisen ist das die falsche Anleitung, nicht weil sie schlecht wäre, sondern weil sie eine andere Aufgabe löst.

Was vorhanden sein muss, bevor gebaut wird

Wir haben noch kein Chatbot-Projekt an der Technik scheitern sehen. Gescheitert sind die, bei denen eine dieser drei Fragen offen blieb.

Ablaufkette von links nach rechts: API-Zugang, Freigabe der Felder und ein Anwendungsfall führen dazu, dass der Chatbot startet

Ein API-Zugang, der freigeschaltet ist

Nicht „unser ERP hat eine Schnittstelle“, sondern ein Benutzer mit Leserechten, dessen Zugang tatsächlich offen ist. Bei e.bootis, Navision und SharePoint bringen wir den Connector mit, bei anderen Systemen läuft es über REST oder OData. Hat euer ERP keine API, raten wir ab, statt am Vorbei einen Direktzugriff auf die Datenbank zu bauen.

Eine Person, die über Felder entscheidet

Jemand muss sagen, welche Felder der Bot lesen darf und welche nicht. Deckungsbeitrag, Einkaufspreis und Kreditlimit stehen im selben Datensatz wie der Lagerbestand. Diese Entscheidung kann niemand von außen treffen, und sie ist der häufigste Grund, warum ein Projekt zwei Wochen liegen bleibt.

Ein Anwendungsfall mit einem Fragesteller

„Der Bot soll alles können“ ergibt einen Bot, der nichts richtig kann. Startet mit einer Gruppe und ihren zehn häufigsten Fragen: meist der Innendienst mit Bestand, Preis und Lieferzeit. Alles Weitere kommt danach dazu, das ist billiger als der Versuch, es vorher zu erraten.

Was beim Erstellen technisch entsteht

Ein Chatbot auf euren Daten ist kein Modell, das etwas gelernt hat, sondern eine Kette, die bei jeder Frage neu durchlaufen wird. Genau deshalb ist die Antwort tagesaktuell, und deshalb lässt sich nachvollziehen, woher eine Zahl stammt.

01
Anmeldung prüfen
Der Bot weiß über SSO, wer fragt. Daraus ergibt sich, welche Kunden, Preise und Belege überhaupt sichtbar sind.
02
Frage in eine Abfrage übersetzen
Das Sprachmodell entscheidet nur, welches System gefragt wird und wonach. Die Zahlen selbst erfindet es nicht.
03
Daten live holen
Artikelstamm, Lagerbestand, Preisliste des Kunden, Auftragsstatus oder das passende Dokument aus SharePoint.
04
Antwort formulieren, mit Quelle
Die Antwort nennt Artikelnummer, Stand und Herkunft, damit der Sachbearbeiter sie gegenprüfen kann, statt sie glauben zu müssen.

Der Ablauf: fünf Arbeitstage bis zum Piloten

Das ist kein Richtwert, sondern der Zuschnitt, in dem wir den Piloten anbieten. Voraussetzung sind die drei Punkte von oben. Fehlt der API-Zugang, verschiebt sich alles ab Tag 2.

1

Umgebung aufsetzen und Anmeldung anbinden

Open WebUI als Chat-Oberfläche auf eurem Server, dazu Azure AD oder euer bestehendes SSO. Ab hier ist klar, wer fragt, und das ist die Grundlage für jede Berechtigungsregel danach.

2

Erster Connector ins ERP

API-Zugang einrichten und die erste Datenquelle verbinden, in der Regel Artikelstamm und Lagerbestand. Am Ende des Tages beantwortet der Bot die erste echte Bestandsfrage.

3

Weitere Systeme und die Berechtigungslogik

Preise und Konditionen, Auftragsstatus, Dokumente aus SharePoint. Hier wird festgelegt, welche Rolle welche Felder sieht, und hier entscheidet sich, ob der Bot im Kundenkontakt einsetzbar ist.

4

Test mit echten Daten

Wir fahren die zehn häufigsten Fragen gegen den Bot und vergleichen jede Antwort mit dem ERP. Was abweicht, wird nachgeschärft. Dieser Tag entscheidet über das Vertrauen der Sachbearbeiter, nicht das Design der Oberfläche.

5

Onboarding und Übergabe

Einweisung der Sachbearbeiter, Beispiel-Prompts für die typischen Fragen, Übergabe der Workflows. Die liegen in n8n auf eurer Infrastruktur und gehören euch, auch wenn ihr danach ohne uns weitermacht.

Wer was macht

Der Aufwand auf eurer Seite ist überschaubar, aber er ist nicht null. Diese Punkte lassen sich nicht auslagern, weil nur ihr sie beantworten könnt.

AufgabeBei euchBei uns
Server und BetriebLinux-Server mit Docker bereitstellen, oder wir hosten mitInstallation, Updates, Monitoring des Chatbots
ERP-ZugangTechnischen Benutzer mit Leserechten anlegen und freischaltenConnector konfigurieren, Felder mappen, Abfragen bauen
Sichtbarkeit von FeldernEntscheiden, welche Rolle Einkaufspreise, Margen und Belege siehtDie Entscheidung in Regeln übersetzen und testbar machen
Fachliche PrüfungZwei Sachbearbeiter, die an Tag 4 die Antworten gegenlesenAbweichungen nachschärfen, bis die Antworten tragen
Nach dem PilotenEntscheiden, ob und welche Quellen dazukommenBetrieb für 50 € im Monat, Erweiterung nach Aufwand

Wann ihr das braucht, und wann ein Baukasten reicht

Wir bauen keinen Chatbot, wenn ein Baukasten die Aufgabe erledigt. Die Trennlinie ist ziemlich scharf.

Stärken

Die Antwort steht im ERP

Bestand, Lieferzeit, Auftragsstatus, offene Posten. Alles, was sich täglich ändert, kann nur aus dem System kommen, nicht aus einer gepflegten Antwortliste.

Die Antwort hängt vom Kunden ab

Preislisten, Rabattstaffeln, Rahmenverträge. Sobald zwei Kunden dieselbe Frage stellen und zwei verschiedene Zahlen bekommen müssen, ist ein Baukasten raus.

Es gibt etwas zu schützen

Einkaufspreise, Margen, fremde Belege. Ein Chatbot ohne Berechtigungslogik ist im Mehrkunden-Kontext kein Werkzeug, sondern ein Datenschutzvorfall mit Chat-Oberfläche.

Die Daten sollen im Haus bleiben

Self-hosted auf eurer Infrastruktur, Workflows in n8n, kein Artikelstamm bei einem SaaS-Anbieter. Für viele Händler ist das die Bedingung, unter der das Thema überhaupt startet.

Probleme & Grenzen

Die Fragen sind allgemein

Öffnungszeiten, Versandkosten, Ansprechpartner, Rückgabebedingungen. Dafür genügt ein Baukasten-Tool, und der ist in einem Nachmittag eingerichtet.

Das ERP hat keine Schnittstelle

Ohne API bleibt nur ein Direktzugriff auf die Datenbank oder ein nächtlicher Export. Beides bauen wir nicht, weil beides beim ersten Update bricht.

Der Artikelstamm ist ungepflegt

Ein Chatbot macht schlechte Stammdaten sichtbar, er repariert sie nicht. Wenn Bestände regelmäßig nicht stimmen, ist das zuerst ein Datenthema.

Der Pilot in Zahlen

0

Arbeitstage bis Go-live

0 €

Setup, einmalig pauschal

0 €

Betrieb pro Monat

0

Systeme im Piloten angebunden

Häufig gestellte Fragen

Hier finden Sie die Antworten auf häufig gestellte Fragen.

Wie erstellt man einen KI-Chatbot?

In drei Schritten, und der erste hat nichts mit dem Chatbot zu tun. Erstens: festlegen, welche Fragen er beantworten soll und aus welchem System die Antwort kommt. Zweitens: die Datenquellen anbinden, also ERP, Dateiablage oder Shop, samt Berechtigungslogik. Drittens: eine Chat-Oberfläche davorsetzen. Der dritte Schritt ist der einfachste, er dauert bei uns einen halben Tag. Die ersten beiden entscheiden, ob der Chatbot brauchbare Antworten gibt oder plausibel klingende falsche.

Kann man einen KI-Chatbot ohne Programmierkenntnisse erstellen?

Für einen Chatbot auf öffentlichen Texten ja, dafür reicht jeder Baukasten. Sobald der Bot Bestände, kundenindividuelle Preise oder Auftragsstatus beantworten soll, braucht es einen API-Zugang zum ERP und eine Logik, die prüft, wer welche Zahl sehen darf. Das ist keine Programmierarbeit im klassischen Sinn, wir bauen es in n8n zusammen, aber es ist auch nichts, was man in einem Baukasten zusammenklickt.

Was brauchen wir, bevor es losgehen kann?

Drei Dinge: einen Linux-Server mit Docker (oder wir hosten mit), einen technisch freigeschalteten API-Zugang zu eurem ERP und eine benannte Person, die entscheidet, welche Felder der Bot lesen darf. Der dritte Punkt ist erfahrungsgemäß der, der Projekte aufhält, nicht die Technik.

Wie lange dauert es, einen KI-Chatbot zu erstellen?

Der Pilot ist in fünf Arbeitstagen live, wenn die API-Zugänge stehen. Tag 1 Installation und SSO, Tag 2 der erste Connector ins ERP, Tag 3 und 4 die weiteren Systeme plus Test mit echten Daten, Tag 5 Onboarding der Sachbearbeiter. Was danach dauert, ist nicht der Bau, sondern das Nachschärfen der Antworten im echten Betrieb.

Reicht nicht ChatGPT mit hochgeladenen Dateien?

Für einmalige Fragen an ein Dokument ja. Für den laufenden Betrieb nicht, weil eine hochgeladene Preisliste am nächsten Tag veraltet ist und weil jeder Nutzer alles sieht, was in der Datei steht. Im Großhandel scheitert genau daran der Ansatz: Kunde A darf Kunde Bs Konditionen nicht sehen, und der Bestand von gestern ist keine Auskunft, sondern ein Risiko.

Welche ERP-Systeme könnt ihr anbinden?

Fertige Connectoren haben wir für e.bootis, Microsoft Navision und SharePoint, damit ist dieser Block Konfiguration statt Projektarbeit. Andere Systeme binden wir über deren REST- oder OData-Schnittstelle an. Wenn euer ERP gar keine API hat, ist das der Punkt, an dem wir ehrlich abraten, statt einen Datenbank-Direktzugriff zu bauen.

Was kostet es, einen KI-Chatbot erstellen zu lassen?

Bei uns 1.000 € einmalig für den Piloten inklusive einer Datenquelle und 50 € pro Monat Betrieb, ohne Mindestlaufzeit. Die Marktpreise und die Rechnung dahinter stehen auf unserer Seite zu den Chatbot-Kosten.

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Marktpreise, die drei echten Kostentreiber und die Rechnung, ab wann sich der Pilot trägt.

Was ist ein KI-Chatbot?

Die Abgrenzung zwischen regelbasiertem Bot, Sprachmodell und KI-Agent, und wann welche Stufe genügt.

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