Bestellung erfassen aus E-Mail, PDF, Fax, EDI oder Portal - n8n extrahiert alle Daten, validiert gegen ERP und Lager und erstellt den Auftrag. So optimieren Sie den gesamten Bestellprozess im Einkauf - von 2-3 Tagen auf 1-2 Stunden Bearbeitungszeit.
Vier strukturelle Schwächen der manuellen Auftragserfassung — alle vier kosten dich Geld, Kunden und Mitarbeiter.
Qualifizierte Vertriebler tippen Bestellungen ab statt zu verkaufen. Die Arbeit, für die du sie eingestellt hast, kommt zu kurz — Cross-Selling, Kundenkontakt, Reklamationsmanagement.
Bei manueller Eingabe — falscher Artikel, falsche Menge, falsche Lieferadresse. Folge: Reklamation, Rücksendung, verlorenes Vertrauen. Im Schnitt 17.800 € Behebungskosten pro B2B-Fehler.
In 4-7 verschiedenen Formaten (E-Mail, PDF, Excel, EDI, Fax, Portal, Telefon). Skaliert nur durch proportionale Headcount-Erhöhung — und genau die ist nicht zu bekommen.
Fachkräftemangel im Großhandel ist akut. Onboarding einer neuen Innendienst-Kraft dauert ein halbes bis ganzes Jahr, dann kündigt sie. Branchen- und Artikelwissen lässt sich nicht skalieren.
Ein n8n-Workflow mit KI-Agenten liest, versteht, validiert und bucht Bestellungen ein. Aus jedem Format, in jeder Sprache, rund um die Uhr.
Egal wie deine Kunden bestellen: E-Mail mit PDF-Anhang, Excel-Liste, EDIFACT-Datei vom Trading-Partner, Webhook aus dem B2B-Shop, OCR-erfasstes Fax oder Telefon-Transkript aus dem Vertriebs-CRM. Der Workflow überwacht Postfächer, Watch-Folder und API-Endpunkte rund um die Uhr und übergibt jede neue Bestellung sofort an die nächste Stufe. Keine manuelle Vorverarbeitung, keine Datei-Konvertierung im Vorfeld.
Der KI-Agent versteht strukturierte und unstrukturierte Dokumente gleichermaßen. Aus PDFs werden Tabellen, Fließtext, Header, Footer und Logos extrahiert. Bei eingescannten Faxen springt automatisch OCR ein, bei handschriftlichen Notizen ein Vision-Modell. Erkannt werden Bestellnummer, Datum, Lieferadresse, Artikel mit Menge und Preis, Kundenreferenz und Sonderkonditionen — auch wenn jeder Lieferant ein anderes Layout schickt.
Die rohen Daten werden gegen deinen Artikel- und Kundenkatalog im ERP gematched. Fuzzy-Matching erkennt auch Kundennamen mit Tippfehler, alte Artikelbezeichnungen oder Lieferanten-eigene SKUs. Konditionen, Rabatte, Lieferadressen und Zahlungsbedingungen werden gegen den Kundenstamm geprüft. Wo Mehrdeutigkeiten bleiben, generiert der Workflow Vorschläge mit Wahrscheinlichkeiten statt blind zu raten.
Jede Bestellung bekommt einen Confidence-Score zwischen 0 und 100 %. Bei >95 % läuft die Buchung vollautomatisch durch, darunter wandert sie in die Review-Queue. Ein Mitarbeiter prüft dort pro Auftrag 20-30 Sekunden, bestätigt mit einem Klick oder korrigiert die zwei, drei flaggierten Felder. Jede Entscheidung — automatisch oder manuell — wird mit Zeitstempel, User und Original-Dokument im Audit-Log abgelegt.
Der finale Auftrag wird direkt in dein ERP gebucht — Microtech BüroPlus, SAP S/4HANA, Dynamics 365 Business Central, proALPHA, godesys, weclapp, xentral, JTL-Wawi oder über generische REST/ODBC-Schnittstelle. Optional wird eine Auftragsbestätigung an den Kunden generiert, das Lager über offene Positionen informiert und die Verkaufsstatistik aktualisiert — alles im selben Workflow, alles geloggt.
Unser Innendienst hat 30+ Stunden pro Woche mit dem Abtippen von Bestellungen verbracht. Heute kümmern sich die gleichen Leute um Cross-Selling und Reklamationen — 90 % der Aufträge laufen automatisch durch. Live nach vier Wochen, ohne Drama für unser IT-Team.
Über 200 Lieferanten, jeder schickt ABs in seinem eigenen Format. Bluebatch hat den Workflow auf unsere Top-30 zugeschnitten — die machen 80 % vom Volumen. Live nach 3 Wochen, ohne dass unser IT-Team einen Finger krümmen musste.
Vertraut von führenden Unternehmen
Worin wir uns konkret von den US-SaaS-Tools unterscheiden — und warum das im deutschen Großhandel den Unterschied macht.
Open-Source-n8n. Deine Workflows sind sichtbar, editierbar, exportierbar. Du behältst die Kontrolle.
Closed Source. Der Anbieter sieht alles, du siehst nur In- und Output. Logik-Änderungen nur, wenn der Vendor sie freischaltet.
Hosting in Frankfurt oder bei dir On-Premise. Support auf Deutsch. DSGVO-AVV mit echtem deutschen Vertragspartner.
Open-Source-n8n. Deine Workflows liegen bei dir, du kannst sie morgen selbst weiterentwickeln oder den Anbieter wechseln.
Auf deinem Server (mit GPU für Privacy-LLM), in deiner Hetzner-Box, oder bei uns gehostet. Wechsel jederzeit.
Bestelldaten verlassen die EU nicht. Kein Sub-Sub-DPA über drei US-Töchter. Datenschützer kann ruhig schlafen.
Cloud-only auf AWS/GCP/Azure-USA. AVV läuft über irische Tochter, Daten landen real in den USA.
Du siehst nicht, was der KI-Workflow tut. Eigene Anpassungen unmöglich, Logik ist Anbieter-Eigentum.
Bestelldaten laufen zwangsläufig durch fremde Server. Nur Pro-Plan oder höher bekommt Datenresidenz-Option.
Beim Anbieter-Wechsel oder Pleite-Fall: deine Workflow-Logik, dein Mapping, deine Trainings-Daten sind weg.
Kein Big-Bang-Projekt, sondern Pilot mit echten Daten ab Woche 3. Wir starten mit deinen Top-Kunden — die machen meistens 80 % vom Volumen.
Wir analysieren deine letzten 100 Bestellungen, mappen alle Formate, prüfen die ERP-API. Du bekommst einen schriftlichen Befund: was geht automatisch, was bleibt manuell.
n8n-Workflow-Aufbau, ERP-Anbindung über API oder Datenbank, Stammdaten-Sync, Confidence-Score-Tuning auf deinen Artikelkatalog.
10-20 % deines Bestellvolumens läuft durch den Workflow. Dein Team prüft jede Buchung manuell nach, wir tunen Edge-Cases und schärfen Artikel-Matching.
Vollumstellung auf 100 % Volumen. Schulung deines Innendienst-Teams für den Review-Workflow. Übergabe der Dokumentation und der Workflow-Files.
Neue Lieferanten, neue Bestellformate, ERP-Updates, neue Kanäle — wir bleiben drauf. Mehr dazu unter Workflow-Wartung.
Rechenbeispiel für einen mittelständischen Großhändler mit 20.000 Bestellungen pro Jahr:
Workflows altern. Lieferanten ändern Formate, ERPs werden geupdatet, neue Kanäle kommen dazu. Wir betreuen den Workflow im Betrieb, betreiben optional die GPU-Infrastruktur für Privacy-LLM, und erweitern die Logik, sobald sich dein Geschäft ändert.
Hier finden Sie die Antworten auf häufig gestellte Fragen.
Setup ab 8.000 €. Der Endpreis hängt von Bestellvolumen, Anzahl der Eingangskanäle und ERP-Komplexität ab. Im Audit (Woche 1) bekommst du einen Festpreis mit Lieferzusage. Laufende Wartung optional zwischen 500-2.500 €/Monat — abhängig von SLA und Eskalations-Frequenz.
Microtech BüroPlus, SAP Business One / S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Business Central (NAV / Navision), proALPHA, godesys ERP, weclapp, xentral, JTL-Wawi, abas ERP, Infor LN. Wenn dein ERP eine REST-API, ODBC-Schnittstelle oder einen FTP-Import hat, geht's. Buchhaltungstools (DATEV, Sage 50) sind kein ERP und werden nicht ersetzt — sie bleiben nachgelagert.
Jede Extraktion bekommt einen Confidence-Score von 0-100 %. Bei <95 % springt automatisch ein Mensch ein und bestätigt oder korrigiert in unter 30 Sekunden. Vollständiger Audit-Trail pro Bestellung: was die KI extrahiert hat, was geändert wurde, wer es freigegeben hat.
Human-in-the-Loop-Design: Exceptions werden kategorisiert (z.B. unbekannter Artikel, fehlende Kundennummer, Konditionsabweichung), an den richtigen Bearbeiter geroutet, mit SLA-Timer überwacht und bei Nichtbearbeitung eskaliert. Typische Exception-Quote: 15-25 % am Anfang, 8-12 % nach 3 Monaten Tuning.
Drei Optionen: (a) Bei dir On-Premise auf eigenem Server mit eigener GPU für Privacy-LLM, (b) in deiner eigenen Hetzner-/AWS-Box mit eigenem Account, (c) bei uns in Frankfurt gehostet. Auftragsverarbeitungsvertrag immer mit deutschem Vertragspartner. Keine Bestelldaten verlassen die EU, kein Training auf deinen Daten.
Standardweg 4 Wochen bis Live mit Pilot. Bei sehr heterogenen Bestellformaten oder komplexer ERP-Anbindung (alte SAP-Instanzen, Custom-Datenbanken) 6-8 Wochen. Wir machen den Festpreis und die Zeitzusage im Audit der ersten Woche.
