Mobile Zeiterfassung per App oder Terminal, automatische Zuschlagsberechnung nach GVP/DGB-Tarifwerk, DATEV-Export per Knopfdruck und ZUGFeRD-konforme Rechnungsstellung an Ihre Kunden – in einem durchgangigen digitalen Prozess ohne manuelle Ubertragung.
Vertraut von führenden Unternehmen
22% aller Lohnabrechnungen in Deutschland sind fehlerhaft – in der Zeitarbeit liegt die Quote aufgrund komplexer Zuschlagsregeln und Medienbruche noch hoher. 53% der Unternehmen mussten in den letzten funf Jahren Strafzahlungen wegen fehlerhafter Abrechnungen leisten.
Funf Schritte, null Medienbruche. Jeder Prozessschritt wird automatisch validiert und nahtlos an den nachsten ubergeben.
Zeitarbeitnehmer stempeln per Smartphone-App oder Hardware-Terminal (z.B. REINER SCT timeCard Terminal 3, zvoove Work App). Arbeitsbeginn, -ende und Pausen werden erfasst. Optionale GPS-Validierung pruft automatisch, ob der Standort mit dem hinterlegten Einsatzort ubereinstimmt (Geofencing, Radius-Check). Bei Abweichung > 500m wird automatisch ein Flag gesetzt und der Disponent per E-Mail benachrichtigt.
Der Kunde (Entleiher) pruft und bestatigt die geleisteten Stunden digital – uber ein Kundenportal (z.B. zvoove Connect) oder per E-Mail-Freigabe-Link. Ohne Kundenbestatigung keine Abrechnung. Die Automatisierung sendet automatische Erinnerungen bei ausstehenden Freigaben und eskaliert nach konfigurierbarer Frist.
Validierte Stunden werden automatisch gegen die geltenden Tarifvertrage gepruft (GVP/DGB-Entgelttarifvertrag, Entgeltgruppen 1-9). Nachtarbeitszuschlag (25%), Sonntagszuschlag (50%), Feiertagszuschlag (100%) und Branchenzuschlage nach TV BZ ME (15% nach 6 Wochen, 20% nach 3 Monaten, 30% nach 5 Monaten, 45% nach 7 Monaten) werden regelbasiert berechnet. Der Feiertagskalender berucksichtigt bundeslandspezifische Feiertage.
Bruttolohn wird automatisch kalkuliert: Grundlohn + Zuschage + Branchenzuschlage + Spesen. Die Daten werden per DATEV-ASCII-Export oder DATEVconnect REST API an DATEV LODAS bzw. Lohn und Gehalt ubertragen. SV-Meldungen (DEUV) laufen uber dakota, Lohnsteueranmeldung uber ELSTER. Der n8n-Workflow generiert die Exportdatei mit korrektem Lohnarten-Mapping, Mandantennummer und Beraternummer.
Aus denselben validierten Stundendaten wird die Kundenrechnung generiert. Der Verrechnungssatz (typisch 1,8x-2,2x des Bruttolohns) wird mit den vereinbarten Konditionen multipliziert. Rechnungen werden als ZUGFeRD-PDF (hybrides Format: PDF/A-3 + eingebettete XML-Datei, Profil EN16931 COMFORT) erstellt und automatisch per E-Mail versendet. Export an DATEV Unternehmen Online fur die Finanzbuchhaltung. GoBD-konforme Archivierung (10 Jahre).
Seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber verpflichtet, ein System zur Erfassung von Beginn und Ende der taglichen Arbeitszeit einzufuhren. Fur Personaldienstleister gilt dies besonders: Als Arbeitgeber der Zeitarbeitnehmer tragen sie die Verantwortung – unabhangig davon, an welchem Einsatzort der Mitarbeiter arbeitet.
Drei Kernmodule, die nahtlos ineinandergreifen – jedes einzelne spart Stunden an manueller Arbeit und eliminiert Fehlerquellen.
Ein n8n-Workflow pruft jede erfasste Stunde gegen die hinterlegten Tarifregeln. Nachtarbeit (23:00-06:00), Sonn- und Feiertage sowie Branchenzuschlag-Stufen werden automatisch erkannt und die korrekten Zuschlage berechnet. Der bundeslandspezifische Feiertagskalender ist integriert – kein manuelles Nachschlagen mehr.
Personaldienstleister, die den End-to-End-Prozess digitalisieren, sehen diese Verbesserungen typischerweise innerhalb der ersten sechs Monate.
Statt 5-8% Fehlerquote bei manueller Ubertragung sinkt die Quote auf unter 0,5% durch regelbasierte Tarifvalidierung. Nacht-, Feiertags- und Branchenzuschlage werden automatisch und korrekt berechnet.
Rechnungen, die fruher 5-10 Werktage nach Monatsende brauchten, werden jetzt automatisch am Stichtag generiert und versendet. Keine Wartezeit auf Papier-Stundenzettel mehr.
Vollstandige Digitalisierung der Zeiterfassung uber Mobile App und Hardware-Terminals. Digitale Kundenbestatigung ersetzt die Papier-Unterschrift auf dem Stundenzettel.
Alle Abrechnungen werden automatisch gegen die geltenden Tarifvertrage (GVP/DGB, Branchenzuschlags-TVe) gepruft. Equal-Pay-Fristen und Hochstuberlassungsdauer werden tagesgenau uberwacht.
Personaldienstleister arbeiten mit einer Vielzahl spezialisierter Systeme fur Zeiterfassung, Lohnabrechnung und Faktura. Unsere n8n-Automatisierung integriert sich nahtlos in Ihre bestehende Infrastruktur – unabhangig davon, welche Kombination Sie einsetzen.
zvoove One (Marktfuhrer, ehem. Landwehr L1), TIME JOB core, HR4YOU eTemp, Bullhorn, Lendwork, PD Commander
REINER SCT timeCard (1 Mio. Nutzer, Made in Germany), ATOSS Staff Efficiency Suite, Interflex IF-6040, Papershift, Clockodo
zvoove Work App (GPS + Abwesenheiten), Staffcloud (QR-Code Check-in), Papershift App, ATOSS Time Control App
DATEV LODAS, DATEV Lohn und Gehalt, Addison OneClick, Sage HR Suite, SAP HCM, Pelos
Lexware/Lexoffice, sevDesk, easybill, Billomat, DATEV Unternehmen Online
DATEVconnect REST API, DATEVconnect Personalwirtschaft, DATEV ASCII-Import, DATEV Lohnergebnisdatenservice, dakota (SV-Meldungen), ELSTER, zvoove API, Bullhorn API
Mit n8n als Automatisierungsplattform verbinden wir Ihre bestehenden Systeme zu einem durchgangigen digitalen Prozess. Hier sind die konkreten Workflows, die wir fur Personaldienstleister implementieren.
Ein Webhook empfangt Zeiteinrage aus der mobilen App. Ein Code Node pruft: Mitarbeiter-ID gultig? Einsatzauftrag aktiv? Arbeitszeit unter 10h/Tag (Paragraph 3 ArbZG)? Pause nach 6h (Paragraph 4 ArbZG)? Optional: GPS-Koordinaten werden per Haversine-Formel gegen den Einsatzort gepruft (Radius-Check). Bei Abweichungen wird der Eintrag mit Status "REVIEW_REQUIRED" gespeichert und der Disponent per E-Mail benachrichtigt.
n8n-Nodes: Webhook, Code (Validierung), IF (GPS-Check), Code (Schichtplan-Abgleich), Code (Tarifregeln), MySQL/Postgres, Email (SMTP)
Jeden Montag um 03:00 Uhr startet ein Schedule Trigger. Alle validierten Stunden der Vorwoche werden abgerufen, nach Mitarbeiter gruppiert und der Bruttolohn berechnet (Grundlohn x Stunden + Zuschlage + Branchenzuschlage + Spesen). Ein Code Node generiert die DATEV-ASCII-Exportdatei mit korrektem Lohnarten-Mapping, Mandantennummer, Beraternummer und Wirtschaftsjahr. Die Datei wird per SFTP an den DATEV-Server ubertragen. Eine Bestatigungs-E-Mail an die Lohnbuchhaltung enthalt die Zusammenfassung: Anzahl Mitarbeiter und Bruttolohnsumme.
n8n-Nodes: Schedule Trigger (Cron), HTTP Request / DB, Code (Gruppierung), Code (Bruttolohn), Code (ASCII-Export), SFTP, Email (SMTP)
Monatlich am 1. um 06:00 Uhr werden alle Einsatze mit Status "VALIDATED" und "CUSTOMER_CONFIRMED" abgerufen und nach Kunde x Auftrag gruppiert. Fur jede Gruppe berechnet ein Code Node die Rechnungspositionen: Normalstunden x Verrechnungssatz, Nacht-/Feiertags-Aufschlage, Branchenzuschlage auf den Verrechnungssatz, Nettobetrag + 19% USt. Ein weiterer Code Node generiert das ZUGFeRD-XML (Profil EN16931) und bettet es per node-zugferd Library in ein PDF/A-3 ein. Die Rechnung wird per E-Mail versendet, als "SENT" markiert und an DATEV Unternehmen Online exportiert.
n8n-Nodes: Schedule Trigger, HTTP Request / DB, Code (Gruppierung), Loop, Code (Positionen), Code (ZUGFeRD-XML), Code (PDF-Generierung), Email (SMTP), HTTP Request (DATEV)
Taglich um 07:00 Uhr werden alle aktiven Einsatze mit Startdatum abgerufen. Ein Code Node berechnet die Einsatzdauer und pruft gegen drei Schwellenwerte: Branchenzuschlag-Stufen (6 Wochen, 3, 5, 7 Monate), Equal-Pay-Frist (9 Monate / 274 Tage) und Hochstuberlassungsdauer (18 Monate / 548 Tage). Bei Erreichen einer Branchenzuschlag-Stufe wird die neue Stufe automatisch in der Datenbank gesetzt. Bei Equal Pay in 30 Tagen wird eine Warnung an Disponent und Vertrieb gesendet. Bei Hochstuberlassung in 60 Tagen eine dringende Eskalation.
n8n-Nodes: Schedule Trigger (taglich), DB Query, Code (Fristenberechnung), IF/Switch (Schwellenwerte), DB Update, Email (Alerts)
Hier finden Sie die Antworten auf häufig gestellte Fragen.
Zeitarbeitnehmer nutzen eine Smartphone-App (z.B. uber Anbindung an zvoove Work App, Papershift oder eine eigene Progressive Web App) zum Ein- und Ausstempeln am Einsatzort. Die App validiert den Standort per GPS-Geofencing -- die Ortung erfolgt nur bei aktiver Buchung innerhalb vordefinierter Einsatzorte und ist DSGVO-konform. Alternativ kann ein stationares Hardware-Terminal (z.B. REINER SCT timeCard Terminal 3) beim Kunden eingerichtet werden. Der Kunde bestatigt die Stunden digital -- per Signatur auf dem Smartphone, uber das Kundenportal (z.B. zvoove Connect) oder per E-Mail-Freigabe-Link. Seit dem BAG-Beschluss vom September 2022 ist eine systematische Arbeitszeiterfassung gesetzlich verpflichtend.
Ja. Das System kennt den GVP/DGB-Entgelttarifvertrag (Entgeltgruppen 1-9) sowie alle gangigen Branchenzuschlagstarifvertrage. Konkret: Nachtarbeitszuschlag 25% (23:00-06:00 Uhr, bzw. 20% bei regelmassiger Nachtarbeit), Sonntagszuschlag 50%, Feiertagszuschlag 100%. Branchenzuschlage werden nach Einsatzdauer gestaffelt berechnet -- z.B. TV BZ ME (Metall/Elektro): 15% nach 6 Wochen, 20% nach 3 Monaten, 30% nach 5 Monaten, 45% nach 7 Monaten. Der bundeslandspezifische Feiertagskalender ist integriert. Equal-Pay-Anspruche nach 9 Monaten (Paragraph 8 AUG) werden automatisch uberwacht. Bei Abweichungen uber 15% von den Soll-Stunden wird der Disponent automatisch benachrichtigt.
Wir integrieren uns uber standardisierte Schnittstellen in Ihre bestehende IT-Landschaft. Fur DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt nutzen wir den ASCII-Import (Standardformat mit Lohnarten-Mapping) oder die DATEVconnect REST API fur bidirektionalen Datenaustausch. Branchensoftware wie zvoove One wird uber die zvoove API angebunden, Bullhorn uber die Bullhorn REST API. Fur die Rechnungsstellung unterstutzen wir den Export an DATEV Unternehmen Online, Lexware/Lexoffice, sevDesk und easybill. SV-Meldungen laufen uber dakota, Lohnsteuer uber ELSTER. Die Lohnergebnisse konnen uber den DATEV Lohnergebnisdatenservice automatisch zuruckimportiert werden.
Seit dem 01.01.2025 sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu konnen. Fur den Versand gelten Ubergangsregelungen: Bis Ende 2026 durfen noch Papierrechnungen genutzt werden, bis Ende 2027 fur Unternehmen mit Vorjahresumsatz unter 800.000 EUR. Ab 2028 gilt die vollstandige E-Rechnungspflicht fur alle B2B-Umsatze. Unsere Automatisierung erzeugt ZUGFeRD-Rechnungen im Profil EN16931 (COMFORT) -- ein hybrides PDF/A-3-Dokument mit eingebetteter XML-Datei, das sowohl menschenlesbar als auch maschinenlesbar ist. Fur offentliche Auftraggeber wird XRechnung (reines XML) unterstutzt. Sie sind damit ab Tag eins zukunftssicher aufgestellt.
Der Prozess ist so konzipiert, dass Abweichungen automatisch erkannt und eskaliert werden -- nicht ignoriert. Konkret: GPS-Abweichung uber 500m vom Einsatzort, Arbeitszeit uber 10 Stunden pro Tag, fehlende Pflichtpause nach 6 Stunden, Abweichung uber 15% vom Schichtplan -- all das lost automatisch ein Review-Flag aus. Der zustandige Disponent erhalt eine E-Mail-Benachrichtigung mit allen Details und kann die Abweichung prufen, genehmigen oder eskalieren. Alle Entscheidungen werden revisionssicher dokumentiert und konnen bei Audits durch die Agentur fur Arbeit nachvollzogen werden.
Der Verrechnungssatz wird nach einer transparenten Formel kalkuliert: Gesamtkosten des Mitarbeiters pro Jahr geteilt durch die Produktivstunden pro Jahr. Die Gesamtkosten umfassen Bruttolohn, AG-Anteil Sozialversicherung (~20-21%), Lohnfortzahlung fur Urlaub/Krankheit/Feiertage (~23%), Umlagen (U1, U2, Insolvenzgeldumlage), BG-Beitrag, Branchenzuschlage, Verwaltungskosten (~15%) und Gewinnmarge (~10%). Ein Zeitarbeitnehmer hat typischerweise 195-210 produktive Arbeitstage pro Jahr (ca. 1.560-1.680 Produktivstunden) -- der Rest entfallt auf Urlaub, Krankheit, Feiertage und sonstige Ausfallzeiten. Der typische Kalkulationsfaktor liegt bei 1,8x bis 2,2x des Bruttostundenlohns.
