Stammdaten, GwG-Identifizierung, PEP- und Sanktionslisten-Check, Vollmacht und DATEV-Anlage in einem automatisierten Workflow. Statt 4-8 Stunden manueller Arbeit pro Neumandant ein revisionssicherer n8n-Workflow mit Audit-Trail.
Fünf Schritte vom Erstkontakt bis zum produktiven Mandat. Was vorher 4-8 Stunden Kanzlei-Zeit kostete, läuft als orchestrierter Workflow durch.
Personalisierter Link, Web-Fragebogen im Kanzlei-Design. Stammdaten, Steuer-IDs, Bankverbindungen, UBO und Mandate werden strukturiert erfasst, Dokumente direkt hochgeladen.
KI-Agent liest Dokumente, gleicht Eingaben mit Handelsregister, Unternehmensregister und Transparenzregister ab und meldet falsche IBAN oder ungültige Steuernummern direkt zurück.
Video-Ident oder POSTIDENT, Sanktionslisten-Screening (EU, OFAC, UN), PEP-Check und Risikoeinstufung. Jede Prüfung landet revisionssicher im Audit-Trail.
Vollmacht aus Template generiert, per DocuSign oder Adobe Sign elektronisch unterzeichnet, Beauftragungsbestätigung automatisch an ELSTER. Kein Drucken, kein Postversand.
Mandant, UBO, Bankkonten und Mandate via DATEVconnect-API angelegt. Mandantenportal-Account, Belegtransfer und Welcome-Pack stehen am ersten Buchungstag.
§ 2 Abs. 1 Nr. 12 GwG verpflichtet jede Kanzlei zur dokumentierten Identifizierung, Risikobewertung und fortlaufenden Überwachung. Verstöße kosten bis zu 1 Mio. € und gefährden die Bestellung. Manuelle Excel-Listen halten einer BaFin- oder StBK-Prüfung nicht stand.
Jeder Neumandant durchläuft dieselbe Pipeline. Treffer bei PEP, Embargo oder Risikoeinstufung stoppen den Flow und eskalieren revisionssicher.
Konkret, was sich pro Neumandant ändert, wenn Mandantenaufnahme als n8n-Workflow läuft.
Worin wir uns konkret von KYCnow, KanzleiDrive oder Mandanten-Manager unterscheiden, und warum das in der Praxis zählt.
Beliebige Tools kombinierbar: IDnow, Webid, Comply Advantage, SCHUFA, DocuSign, DATEVconnect. Wechselst du einen Anbieter, bleibt der Workflow bestehen.
Der Mandanten-Fragebogen sieht aus wie ein Stück eurer Website, nicht wie ein generisches SaaS-Tool. Logo, Farben, Tonalität in eurer Hand.
Jede Identifizierung, jeder Sanktionslisten-Check, jede Risikobewertung wird mit Zeitstempel, Quelle und Bearbeiter im DMS abgelegt. BaFin- und StBK-Prüfung werden Formalie.
Mandantendaten verlassen die EU nicht. Auf eigenem Server, in Hetzner-Box oder bei uns in Frankfurt, du wählst. Berufsgeheimnis bleibt geschützt.
KYCnow funktioniert vor allem in Kombination mit KanzleiDrive. Wer DATEV oder andere Mandanten-Software nutzt, hat keinen vollen Funktionsumfang.
Spezialisierte SaaS-Anbieter liefern ein eigenes UI, das nicht zur Kanzlei-CI passt. Der Mandant erkennt sofort, dass er auf einer fremden Plattform ist.
Generische Workflow-Tools (Soldan, FireStart) hosten in der Cloud, oft auf AWS oder Azure. On-Premise-Setup bei Steuerkanzleien ist nicht vorgesehen.
Mandanten-Manager und ähnliche Onboarding-Tools sind funktional gut, aber bei GwG-Prüfung, PEP-Check und Risikobewertung oft oberflächlich.
Vertraut von führenden Unternehmen
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Hier finden Sie die Antworten auf häufig gestellte Fragen.
Der n8n-Workflow setzt § 2 Abs. 1 Nr. 12 GwG vollständig um: dokumentierte Identifizierung per Video-Ident oder POSTIDENT, Risikobewertung (Niedrig, Mittel, Hoch) regelbasiert plus KI-gestützt, Sanktionslisten-Screening (EU, OFAC, UN), PEP-Check, fortlaufende Überwachung mit monatlichem Re-Check. Jede Prüfung landet revisionssicher im Audit-Trail in eurem DMS, inklusive Zeitstempel, Quelle und Bearbeiter. BaFin- und StBK-Prüfungen werden zur Formalie.
Ja. Wir nutzen zertifizierte Anbieter (IDnow, Webid, POSTIDENT), die für GwG-konforme Identifizierung bei Steuerberatern, Banken und Versicherungen zugelassen sind. Video-Ident und eID erfüllen die Anforderungen des § 11 GwG, das Identifizierungsergebnis inklusive Ausweiskopie wird revisionssicher abgelegt.
EU-Sanktionsliste, OFAC (USA), UN-Sanktionsliste, BaFin-Konsolidierungsliste und globale PEP-Datenbanken (z.B. via Comply Advantage). Erstprüfung bei Mandatsaufnahme, dann automatischer Re-Check als Cron-Job in n8n (Standard monatlich, auf Wunsch wöchentlich). Treffer werden eskaliert und dokumentiert.
Der Workflow versendet automatisch Reminder (E-Mail, optional SMS) nach 3, 7 und 14 Tagen. Falls keine Reaktion erfolgt, wird der zuständige Sachbearbeiter informiert und kann persönlich nachfassen. Alternativ kann das Sekretariat die Daten im Backend einpflegen, der GwG-Prozess läuft trotzdem über die KI-Pipeline.
Pro Mandant existiert ein vollständiger Audit-Trail: alle Identifizierungsdokumente, Sanktionslisten-Treffer (mit Datum und Listen-Version), PEP-Status, Risikobewertung und unterzeichnete Vollmachten. Auf Knopfdruck wird ein PDF-Export generiert, das du dem Prüfer übergibst. Aufbewahrungsfrist nach GwG (5 Jahre nach Mandatsende) wird automatisch eingehalten.
Bevorzugte Variante ist DATEVconnect (mit DATEV REST-Schnittstellen), dann läuft die Mandanten-, UBO-, Bank- und Mandats-Anlage komplett automatisch. Falls DATEVconnect nicht verfügbar ist, gehen wir über CSV-Import oder DATEV-Belegtransfer. Im Audit klären wir, welcher Weg in deiner Kanzlei rechtlich und technisch tragfähig ist.
Ja, das Selfservice-Frontend wird auf eure Domain, eure Farben, eure Tonalität und euer Logo zugeschnitten. Der Mandant nimmt das als nahtlosen Teil eurer Kanzlei wahr, nicht als externes SaaS-Tool. Damit fügt sich das Onboarding-Modul in eine größere Strategie ki mandanten und kanzlei digitalisieren ein, ohne den persönlichen Charakter eurer Kanzlei zu verwässern.
