KI-Dokumente für Steuerberater: Belege, Rechnungen und Quittungen

automatisch erfassen

Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Bewirtungsbelege, Kassenbons, Tankquittungen, Reisekostenabrechnungen, Bankauszüge, Verträge, XRechnung und ZUGFeRD. Die KI-Klassifikation entscheidet auf Basis von Layout, Text und Pflichtfeldern, welches OCR-Modell und welche Extraktions-Logik greift. Standardbelege erreichen 95-99 Prozent Trefferquote, Sonderfälle wie handschriftliche Kassenbons liegen bei 85-92 Prozent.

Bei sauberen digitalen PDFs erreichen wir 99 Prozent, bei guten Scans 95-98 Prozent, bei Handy-Fotos mit Schatten und Schräglage 85-92 Prozent. Der Workflow flaggt jede Extraktion mit niedrigem Confidence-Score für die Review-Queue, sodass kein Beleg unbemerkt mit falschen Daten gebucht wird. Mobile-App-Aufnahmen werden vor der OCR per AI-Modell entzerrt, rotiert und entzieht.

Ja. Jeder Mandant bekommt sein eigenes Kontenrahmen-Mapping (SKR03, SKR04, individuelle Sachkonten), seine eigenen Kostenstellen und seine eigene Vorsteuer-Logik. Über RAG-Suche in der Buchungshistorie schlägt der Workflow das Sachkonto vor, das in vergleichbaren Fällen genutzt wurde. Sonderregeln wie Bewirtungs-Splitting 70/100 Prozent, Reverse-Charge nach §13b UStG oder innergemeinschaftlicher Erwerb sind als Bausteine im Workflow konfigurierbar.

Die KI-Rechnungserkennung extrahiert Positionen einzeln, inklusive Mengen, Einzelpreisen, USt-Sätzen und Bestellbezug. Für Splits zwischen verschiedenen Kostenstellen oder Sachkonten schlägt der Workflow eine Aufteilung vor, die der Sachbearbeiter in der Review-Queue mit zwei Klicks bestätigt. Bei Bewirtungsbelegen wird der 70-Prozent-Abzug automatisch berechnet, bei Tankquittungen die private Nutzungsentnahme nach Vorgaben des Mandanten.

Über DATEVconnect synchronisiert der Workflow Kreditoren, Debitoren, Sachkonten, Kostenstellen und Mandanten-Stammdaten im Hintergrund, typischerweise stündlich oder bei Bedarf. Neue Lieferanten werden anhand der USt-ID, IBAN und Name automatisch erkannt und als Vorschlag in DATEV angelegt. Für ältere DATEV-Versionen ohne Connect-API nutzen wir EXTF-Import und CSV-Datei-Sync.

Ja. Der gleiche Workflow exportiert auch nach Lexware Office, sevDesk, candis, Finmatics, BMD und über generische REST-APIs in eigene Buchhaltungs-Backends. Für Mandanten mit hybriden Konstellationen, ein Teil DATEV, ein Teil Lexware, läuft der Workflow parallel und routet pro Mandant in das richtige Zielsystem.

Ja. Jeder Verarbeitungsschritt wird mit Zeitstempel, Hashwert, User und Original-Beleg im Audit-Trail abgelegt. Belegbilder werden revisionssicher archiviert (10 Jahre Aufbewahrung), Buchungen sind unveränderbar und nachvollziehbar. Wir liefern eine Verfahrensdokumentation als Vorlage für die Abnahme durch euren IT-Prüfer oder die BP.