Mandantenkommunikation

Routineanfragen automatisch
 beantworten

KI-gestützter Chatbot für Standardfragen, proaktive Fristenerinnerungen und automatisierte Belegkampagnen. Mehr Zeit für echte Beratung.

0%
Weniger Routineanfragen
0/7
Erreichbarkeit
0%
Schnellere Belegsammlung

Das Problem

60-70% der Anfragen sind Routine

„Bis wann muss ich meine Unterlagen einreichen?" „Wie ist der Stand meiner Steuererklärung?" – Standardfragen binden wertvolle Fachkraft-Zeit.

Das Einsammeln von Mandantenbelegen ist laut Branchenstudien das größte Workflow-Problem – durchschnittlich 3-5 Erinnerungen pro Mandant.

1

Anfrage eingeht

Per E-Mail, Telefon oder Portal – oft zu Standardthemen

2

Recherche nötig

Status im System nachschauen, Fristen prüfen

3

Antwort verfassen

Oft ähnliche Antworten für gleiche Fragen

4

Nachfassen

Wiederholte Erinnerungen für fehlende Belege

Automatisierung

Vier Säulen der Kommunikationsautomatisierung

Ein integriertes System für alle Kommunikationsanforderungen.

KI-gestützter Chatbot

Automatische Beantwortung von Standardanfragen zu Fristen, Bearbeitungsstand und Beleganforderungen – 24/7 verfügbar.

  • Echtzeit-Zugriff auf Mandantenakte
  • Dynamische Fristen- und Statusauskunft
  • Eskalation zu Mitarbeitern bei komplexen Fragen
KI-Chatbot

Vertraut von führenden Unternehmen

Big Dutchman
Esprit
Flaschenpost
Fressnapf
Markant
Rossmann
Lufthansa
Schwarz Gruppe
Edeka
Partner
Big Dutchman
Esprit
Flaschenpost
Fressnapf
Markant
Rossmann
Lufthansa
Schwarz Gruppe
Edeka
Partner

ROI-Kalkulation

96% ROI im ersten Jahr

Für eine mittelgroße Kanzlei mit 500 Mandanten:

Vorher: Manuell
  • 2 Mitarbeiter für Kommunikation @ 50.000 €/Jahr
  • Überstunden in Spitzenzeiten: 10.000 €/Jahr
  • Verpasste Mandate durch langsame Reaktion: ~20.000 €/Jahr
Gesamt: ~130.000 €/Jahr
Nachher: Automatisiert
  • 1 Mitarbeiter für komplexe Beratung @ 50.000 €/Jahr
  • Automatisierungsplattform: 6.000 €/Jahr
  • Einmalige Implementierung: 25.000 € (auf Jahr 1 angerechnet)
Jahr 1: ~81.000 € | Ab Jahr 2: ~56.000 €/Jahr
ROI im ersten Jahr: 96%
49.000 €
Ersparnis Jahr 1
74.000 €/Jahr
Ab Jahr 2
~6 Monate
Amortisation
Beratungsgespräch

Sichern Sie sich Ihre kostenfreie Erstberatung

  • Analyse Ihres Bedarfs
  • Erste Empfehlungen zu Ihren Workflows
  • Transparente Einblicke in unsere Methoden, Technologien & Referenzen
Berater

Häufig gestellte Fragen

Hier finden Sie die Antworten auf häufig gestellte Fragen.

Gibt der KI-Chatbot steuerliche Beratung?

Nein, der Chatbot ist für organisatorische Anfragen konzipiert: Fristen, Bearbeitungsstand, Beleganforderungen. Er greift auf verifizierte Kanzleidaten zu. Bei fachlichen Steuerfragen wird automatisch an einen Sachbearbeiter eskaliert. Jede Antwort kann mit einem Disclaimer versehen werden.

Wie funktioniert die DATEV-Anbindung?

Über mehrere Wege: HTTP-Requests an DATEV-Schnittstellen, Dateiaustausch im DATEV-Format, oder Tools wie TaxDome als Brücke. Für tiefere Integration sind Middleware-Lösungen wie DATEVconnect verfügbar. Die konkrete Strategie wird im Implementierungsprojekt definiert.

Was passiert bei falsch klassifizierten Anfragen?

Mehrere Sicherheitsnetze: Bei unsicherer Klassifizierung wird automatisch eskaliert. Mandanten können jederzeit 'Mit Mitarbeiter sprechen' wählen. Fehlklassifizierungen werden markiert und verbessern das Modell. Bei kritischen Themen geht automatisch eine Kopie an den Sachbearbeiter.

Wie ist der Datenschutz gewährleistet?

DSGVO-konform: Datenminimierung, Hosting in DE/EU, TLS-Verschlüsselung, Auftragsverarbeitungsverträge, automatisches Löschkonzept, vollständige Audit-Trails. Bei Self-Hosting volle Kontrolle über alle Daten in der Kanzlei-Infrastruktur. Berufsgeheimnis wird durch entsprechende Verträge gewahrt.