Use Case Steuerberater

Der Mail Agent für Steuerkanzleien

Der Mail Agent von Bluebatch ist ein KI-Agent für Steuerkanzleien, der Mandanten-Mails liest, den Mandanten über DATEVconnect erkennt und Antwortentwürfe im Kanzlei-Ton schreibt. Anders als SaaS-Tools wird der Agent direkt in der Kanzlei installiert: Mails und Akten bleiben im Haus, nur die KI-Anfrage verlässt sie. Das Kanzleiteam gibt jede Antwort frei, der E-Mail-Aufwand sinkt um rund 60 Prozent.

0 %

Weniger E-Mail-Aufwand

DATEV

Mandant und Akte automatisch erkannt

0 %

Freigabe durch Ihr Team, kein Autoversand

Automatisierter Mail-Fluss in der Steuerkanzlei

Der Kanzlei-Alltag

Das Nadelöhr Ihrer Kanzlei ist das Postfach

Nicht die Beratung frisst die Zeit, sondern das Drumherum: lesen, zuordnen, Kontext in DATEV suchen, tippen. Drei Situationen, die jede Kanzlei kennt:

„Warum antwortet mir niemand?“

Der Mandant ruft an. Die Mail lag drei Tage ungelesen im Sammelpostfach, weil sie zwischen Newslettern und Belegen unterging.

Alle gesehen, niemand zuständig

Vier Leute haben die Mail geöffnet. Ohne klare Zuordnung bleibt am Ende jede Mail Chefsache, und der Chef hat keine Zeit.

Die Frist stand nur im Postfach

Was nicht in DATEV oder im Kalender steht, geht unter. Eine Einspruchsfrist, die nur in einer Mail hängt, ist ein Risiko.

Die Rechnung dahinter: Bei rund 80 eingehenden Mails am Tag und 3 bis 5 Minuten pro Mail stecken schnell über 20 Stunden pro Woche allein im Postfach. Der Kostenrechner weiter unten rechnet das für Ihre Kanzlei durch.

Was der Mail Agent übernimmt

Vom vollen Postfach zum geordneten Freigabe-Stapel

Der Agent nimmt Ihnen die Routine aus dem Postfach ab, die eigentliche Beratung bleibt bei Ihnen.

Mails lesen und einordnen

Der Agent liest jede eingehende Mail, erkennt den Absender und klassifiziert nach Thema und Dringlichkeit.

Entwürfe im Kanzlei-Ton

Er formuliert kontextbezogene Antwortentwürfe im Stil Ihrer Kanzlei, sodass Ihr Team nur noch prüfen muss.

Mandant aus DATEV erkennen

Die Mail wird der richtigen Mandantenakte zugeordnet. Für die Antwort zieht der Agent den passenden Kontext aus der Akte.

Fristen erkennen

Fristen und Termine werden erkannt und als Wiedervorlage oder Reminder angelegt, damit nichts durchrutscht.

Belege nachfordern und ablegen

Fehlende Belege werden automatisch nachgefordert, der Rücklauf verfolgt und Dokumente ins DATEV DMS abgelegt.

Sortieren und weiterleiten

Der Agent filtert Noise heraus und routet jede Mail an die zuständige Person, sortiert nach Mandant und Priorität.

Klassifizierung

Jede Mail bekommt sofort ihre Kategorie

Der Agent sortiert eingehende Mails in klare Klassen. Und zwar immer nach denselben Regeln, unabhängig von Person, Tagesform oder Postfach.

Finanzamt / Behörde

Bescheide, Fristsetzungen und Rückfragen vom Amt

Rückfrage Mandant

Fragen zu Steuer, Buchhaltung oder Unterlagen

Neuer Beleg

Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge als Anhang

Fristsache

Alles mit Termin oder Deadline, priorisiert

Terminanfrage

Mandant möchte einen Termin vereinbaren

Rechnung / Zahlung

Eingangsrechnungen und Zahlungsavise

Statusanfrage

Wo steht meine Steuererklärung gerade?

Spam / Noise

Newsletter, Werbung und Irrelevantes

Kategorien und Regeln stimmen wir auf Ihre Kanzlei ab.

Architektur & Integrationen

Zwischen Microsoft 365 und DATEV, genau da sitzt der Agent

Der Agent ergibt gerade deshalb Sinn, weil beide Seiten offene Schnittstellen haben: Er liest das Postfach über die Microsoft Graph API und arbeitet über DATEVconnect mit der Mandantenakte. Kein neues Programm, keine Migration.

Microsoft 365

  • Postfach und Outlook
  • Eingehende Mails und Anhänge
  • Ordner und Kategorien
Microsoft Graph API
Mail Agent

Installiert in Ihrer Kanzlei

  • Liest und klassifiziert jede Mail
  • Zieht Aktenkontext für die Antwort
  • Schreibt den Entwurf im Kanzlei-Ton
  • KI-Anfragen an verwaltete EU-Umgebung
DATEVconnect

DATEV

  • Mandantenakte und Stammdaten
  • DATEV DMS für Belege
  • Fristen und Wiedervorlage

Microsoft 365 über die Graph API

Der Agent hängt sich per Microsoft Graph API direkt an Ihr Microsoft-365-Postfach. Er liest eingehende Nachrichten und Anhänge, arbeitet mit Ordnern und Kategorien und legt fertige Antwortentwürfe zurück in Outlook, wo Ihr Team sie freigibt. Der Zugriff läuft über klar abgegrenzte Berechtigungen, nur auf die Postfächer, die Sie freigeben.

DATEV über DATEVconnect

Zur DATEV-Seite spricht der Agent über die DATEVconnect-Schnittstelle. Darüber erkennt er den Mandanten, zieht Stammdaten und Aktenkontext für die Antwort, legt Belege ins DATEV DMS und kann Fristen als Wiedervorlage anlegen. DATEV bleibt das führende System, der Agent koppelt sich an, statt etwas zu ersetzen.

Kein SaaS

In Ihrer Kanzlei installiert, nicht in fremder Cloud

Fertige E-Mail-Tools laufen als SaaS: Ihre Mandanten-Mails werden auf den Servern des Anbieters verarbeitet. Der Mail Agent von Bluebatch geht den anderen Weg. Wir installieren ihn direkt in Ihrer Kanzlei, auf Ihrer Infrastruktur. Postfach, Akten und Belege bleiben im Haus. Nur die eigentliche KI-Anfrage verlässt die Kanzlei, in eine verwaltete EU-Umgebung, auf Wunsch mit eigenem Schlüssel.

Ihre Kanzlei

Microsoft 365

Postfach & Outlook

Mail Agent

läuft auf Ihrer Infrastruktur

DATEV

Akte, DMS, Fristen

Mails, Anhänge, Akten und Belege bleiben innerhalb dieser Grenze

nur die KI-Anfrage

KI, verwaltete EU-Umgebung

  • AVV, kein Training mit Ihren Daten
  • Auf Wunsch eigener Schlüssel (BYOK)
  • Antwort geht zurück in die Kanzlei

Keine Mandanten-Mails auf Fremdservern

Kein Anbieter-Portal, kein drittes System, durch das Ihre Kommunikation läuft. Der Agent arbeitet dort, wo Ihre Daten ohnehin liegen.

Auf Ihre Kanzlei eingerichtet

Kategorien, Ton und Regeln werden bei der Einrichtung auf Ihre Kanzlei abgestimmt, statt aus einem Standard-Baukasten zu kommen.

Einmal implementiert, gehört er Ihnen

Keine Abo-Abhängigkeit pro Postfach: Die Implementierung gehört Ihrer Kanzlei, Bluebatch übernimmt auf Wunsch Wartung und Weiterentwicklung.

Manuell vs. Mail Agent

Schneller, und immer gleich

Zwei Dinge machen den Unterschied: das Tempo, und dass jede Mail nach denselben Regeln behandelt wird, statt nach Tagesform.

Manuell
  • Jede Mail einzeln lesen, einordnen, Kontext zusammensuchen
  • Klassifizierung hängt von Person und Tagesform ab
  • Antwortzeiten schwanken, Fristen können untergehen
  • Bei Urlaub oder Krankheit bleibt das Postfach liegen
Minuten pro Mail, uneinheitlich
Mit Mail Agent
  • In Sekunden vorsortiert, der Entwurf liegt bereit
  • Jede Mail nach denselben Regeln klassifiziert
  • Fristen automatisch erkannt, konstante Reaktionszeit
  • Läuft weiter, auch wenn das Team nicht da ist
Sekunden pro Mail, immer gleich

Immer mit Freigabe, nie ungefragt

Jeder Entwurf ist ein Vorschlag, keine Automatik. Der Mail Agent bereitet vor, Ihr Team entscheidet: Jede Antwort wird geprüft und freigegeben, bevor sie an den Mandanten geht. So bekommen Sie das Tempo der KI, ohne die Kontrolle über den Außenauftritt Ihrer Kanzlei abzugeben.

So läuft eine Mail durch

In fünf Schritten vom Eingang zur Antwort

1

Mail geht ein

Eine Mandanten-Mail landet im Postfach, egal ob Rückfrage, Beleg, Frist oder Statusanfrage.

2

Analyse und Zuordnung

Der Agent liest die Mail, erkennt den Mandanten in DATEV und klassifiziert Thema und Dringlichkeit.

3

Entwurf mit Kontext

Aus der Mandantenakte zieht er den passenden Kontext und schreibt einen Antwortentwurf im Kanzlei-Ton.

4

Prüfen und freigeben

Ihr Team sieht den Entwurf, passt bei Bedarf an und gibt frei. Kein Versand ohne Freigabe.

5

Versand und Ablage

Die Antwort geht raus, Belege wandern ins DMS, Fristen landen als Wiedervorlage.

Was es bringt

Kostenrechner für Ihr Postfach

Stundensatz, Postfächer und E-Mail-Aufkommen eintragen, den Rest rechnet die Seite. Alle Annahmen sind offengelegt.

Interner Stundensatz60 €
Anzahl Postfächer5
Mails pro Postfach und Tag40
Minuten pro Mail heute4 Min

Annahme: 21 Arbeitstage pro Monat, der Agent übernimmt rund 60 % der Bearbeitungszeit pro Mail (Vorsortieren, Kontext, Entwurf). Die Freigabe bleibt bei Ihrem Team.

Ihr E-Mail-Volumen

4.200 Mails / Monat

Gesparte Zeit

168 Std / Monat

Ersparnis

10.080 € / Monat

Hochgerechnet aufs Jahr

120.960 €

DSGVO- und § 203-konform

Mandanten-Mails fallen unter das Berufsgeheimnis. Der Mail Agent läuft deshalb auf DSGVO-konformer EU-Infrastruktur, mit AVV, ohne Training mit Ihren Daten und mit einem § 203-konformen Setup.

Wie wir Claude DSGVO- & § 203-konform aufsetzen

Passt zu Ihrer Kanzlei-Automatisierung

Der Mail Agent greift ineinander mit den anderen Bausteinen für die Kanzlei, von der Mandantenkommunikation bis zur Belegverarbeitung.

KI-MandantenkommunikationDokumentenverarbeitungAlle Use Cases für Steuerberater

Häufig gestellte Fragen

Hier finden Sie die Antworten auf häufig gestellte Fragen.

Antwortet der Agent selbstständig auf Mandanten?

Nein. Der Mail Agent arbeitet nach dem Human-in-the-Loop-Prinzip: Er bereitet Entwürfe vor, Ihr Team prüft und gibt frei. Vollautomatischer Versand ohne Freigabe ist nicht vorgesehen.

Woher kennt der Agent den Mandanten?

Über die DATEV-Anbindung. Er erkennt den Mandanten, ordnet die Mail der richtigen Akte zu und nutzt deren Kontext für die Antwort.

Wie wird der Agent an unser Postfach angebunden?

Über die Microsoft Graph API. Der Agent liest und schreibt in Ihrem Microsoft-365-Postfach mit klar abgegrenzten Berechtigungen, ohne dass Sie ein neues Mailprogramm einführen müssen.

Wie läuft die Anbindung an DATEV?

Über die DATEVconnect-Schnittstelle. Damit erkennt der Agent den Mandanten, nutzt den Aktenkontext für die Antwort und legt Belege im DATEV DMS ab. DATEV bleibt das führende System.

Ist das DSGVO- und § 203-konform?

Ja. Der Agent läuft in Ihrer Kanzlei, Mandanten-Mails und Akten bleiben im Haus. Nur die KI-Anfrage geht in eine DSGVO-konforme EU-Umgebung mit AVV, ohne Training mit Ihren Daten, auf Wunsch mit eigenem Schlüssel (BYOK). Wie wir das aufsetzen, zeigen wir auf der Seite Claude Cowork.

Was unterscheidet den Mail Agent von fertigen SaaS-Tools?

SaaS-E-Mail-Tools verarbeiten Ihre Mandanten-Mails auf den Servern des Anbieters und kosten dauerhaft pro Monat oder Postfach. Den Mail Agent installiert Bluebatch direkt in Ihrer Kanzlei: Postfach, Akten und Belege bleiben im Haus, nur die KI-Anfrage verlässt sie. Die Implementierung wird auf Ihre Kategorien und Ihren Kanzlei-Ton eingerichtet und gehört danach Ihrer Kanzlei.

Wie lange dauert die Einführung?

In der Regel wenige Tage: Anbindung an Microsoft 365 und DATEVconnect, Abstimmung von Kategorien und Kanzlei-Ton, dann ein Pilotbetrieb mit echten Mails, in dem Ihr Team jede Antwort prüft. Danach läuft der Agent im Alltag, und Ihr Team klickt nur noch auf Freigeben.

Beratungsgespräch

Sichern Sie sich Ihre kostenfreie Erstberatung

  • Analyse Ihres Bedarfs
  • Erste Empfehlungen zu Ihren Workflows
  • Transparente Einblicke in unsere Methoden, Technologien & Referenzen
Berater